弊社で提供しているシステム39ではkintone(キントーン)で売上管理を行いたいという相談を多くいただきます。
そこで今回は売上管理アプリで請求業務を行う場合のちょっとした使い方を紹介します。
毎月繰り返し行われる請求業務ですが、属人化させないためにも請求書発行の有無を社内で共有することが大切です。
kintoneを使って請求管理をしておけば、請求処理の時に担当者が急に休んだりしてもkintoneを見るだけで他のメンバーが状況の把握ができ滞りなく業務をすすめることができます。
また、複数の担当者で請求業務している場合はどの顧客への請求がまだなのか、一目でわかると担当者同士の作業のお見合いがなくなります。
例えば案件管理アプリを作成し、入金や請求有無のフラグとなる項目を作るだけで請求の有無や入金消し込みを簡単に管理することができます。
一覧の絞込みを利用して把握
kintoneではさまざまな絞り込み条件によって一覧を表示可能です。
この絞り込み条件として「入金チェック」や「請求チェック」といった項目をを利用することで、「今月未請求のデータだけを出す」、「今月未入金のデータだけを出す」といった抽出が簡単にできるようになります。
コメントを使って連絡事項を共有
kintoneにはレコードごとにコメントを入力することができます。
このコメント機能を利用すると「○○会社の請求情報」など特定の情報に対して担当者同士でコミュニケーションをとることができるため、見たい情報に対して過去の社内のやり取りが簡単に把握できるようになります。
通知機能を利用して把握
kintoneには標準で通知機能があります。
これを利用して請求処理が間近にせまった案件については担当者にリマインダメールを送信すると作業忘れが無くなります。
例えば、請求処理担当の鈴木さんに請求1週間前になったら通知がされるようにするには以下のような設定をします。
請求処理担当の鈴木さんは通知を受け取るので、通知から請求が必要なレコードを直接開くことで確実に処理を実行できます。
この通知は個人設定で設定をするとメールで受信することもできます。
また通知のあて先は複数名選択することもできます。
条件書式を利用して一目で把握
条件で絞り込むだけでも必要な情報にすぐにアクセスできますが、その中でも指定の条件に合致した案件を色付けなどで見れるとさらに便利です。
残念ながらkintoneにはExcelのように条件によってセルに色を付けるといった機能はないのですが、無償のkintoneプラグインを使うことで実現することができます。
ここで紹介する条件書式プラグインはサイボウズから提供されています。（条件書式プラグイン）
※プラグインの利用はkintoneのスタンダードライセンスを契約している必要があります
条件書式として設定出来るのは「文字条件書式」と「日付条件書式」の２パターンです。
請求管理という点でいくと例えば以下のような条件書式があると便利です。
１．未入金の金額は赤色の太字で表示
２．受注確度が”失注”のものは、受注予定日に打ち消し線を入れる
３．請求日が今日から3日後の日付のものには背景を黄色に表示
色を分けて表示すれば、どのレコードが現在どういう状態なのか把握がしやすくなります。
kintoneは標準機能だけでも色々と実装はできますがこういったプラグインを組み合わせることで更に利用の幅が広がります。
※弊社でもオリジナルのプラグインを提供しています。30日間無償でお試しできます。
JOYZOオリジナルkintoneプラグイン
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