kintone(キントーン)を利用していると、利用ユーザーの追加や削除が発生します。
ライセンス契約の上限もありますので、利用ユーザー数について管理者は把握が必要です。
退職などでユーザーがkintoneの利用する必要が無くなった場合、今までそのユーザーが登録されているデータはどうなるのでしょう。
ユーザーを削除した場合のデータの取り扱い
ユーザーを「削除」もしくは「停止中」にした場合はこのユーザーのデータはどうなるのでしょう。
登録したデータは削除されない
削除されたユーザーが作成した（作成者）アプリも登録したレコードもそのまま残ります。
ただし、アプリのアクセス権が初期値のままだとアプリ管理が可能なのはアプリを作成した「作成者」もしくは「システム管理者」です。
アプリ作成者であるユーザーを削除または停止にする前に、アプリ管理が可能なユーザーを追加しておくことをおススメします。
※削除ユーザーが作成したアプリがprivateアプリグループに属していた場合は、「システム管理者」でも変更＆削除は出来ません。
コメントやユーザー選択は？
コメント欄の場合は、コメントは残りますが新たに宛先に指定してコメントすることは出来ません。
ユーザー選択の場合、ユーザー名の表示はされますがクリックしてプロフィール情報を閲覧しようとするとエラーとなります。
これらはユーザーを削除や利用停止にした段階で、該当ユーザーのピープル情報が閲覧不可となるためプロフィール情報が表示されないためでしょうか。
注意したいのが、ピープル情報が閲覧不可となると同時に該当ユーザーとピープル内でやりとりした投稿が閲覧できなくなる点です。利用を停止にした場合は再開した際にピープル内の情報も復活しますが、ユーザーを削除した場合はピープル内の情報の復旧ができなくなりますので気を付けて下さい。
ユーザーを削除するか利用停止にするか
kintoneの利用する必要が無くなったのは一時的なものか恒久的なものなのかによって、対応が変わってきます。
退職などにより完全にkintoneにアクセスする必要が無い、もしくはアクセスさせたくない場合は該当ユーザーの「削除」をしましょう。
対して育児休暇など一時的にkintoneへのアクセスを無くす場合は、利用を「停止中」にします。
※ユーザーにクライアント証明書を発行していた場合は、利用を停止にしたタイミングでクライアント証明書が無効となりますので、利用を再開する際はクライアント証明書の再発行をする必要があります。
停止中にした場合の良い点は、利用を再開した時に以前と変わらずデータを利用出来るところです。
「削除」と「停止」どちらもkintoneの利用ユーザー数にはカウントされませんが、契約ユーザー数が自動的に減る訳ではありません。もしユーザーを削除したと同時に契約ユーザー数を減らしたい場合は、cybozu.comストアにて契約数の変更を実施して下さい。
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