ゲストスペースの作り方とゲストユーザーの招待方法

kintoneにはユーザーが2種類あります。

ひとつが通常のドメインユーザーで、もうひとつがゲストユーザーです。

ゲストユーザーはゲストスペースという限られた空間の中だけを利用できます。

社内で立ち上がったプロジェクトに外部のメンバー(委託先など)がいる場合、ゲストスペースを作成してゲストユーザーを招待すれば、外部のメンバーはそのゲストスペースしか利用できないので、アクセス権設定などを考えなく、管理がしやすくなります。

価格は30日間は無料でそれ以降はドメインユーザーよりも若干安い価格となっています。(詳しくはこちらを)

私もアルバイトの方との情報共有や勤怠管理にゲストスペースを使う機会があったので、ゲストスペースを作成してみましたので、今回はゲストスペースの作成とゲストユーザーの招待方法についてまとめてみたいと思います。

 

ゲストスペースの作成

ゲストユーザーを招待するためにはまずゲストスペースをつくる必要があります。

なので、いつものようにスペースの作成画面を開きます。通常のスペース作成とは別の「ゲストスペースを作成」を選択します。

01

 

02

 

ポイントはゲストスペースの作成後に、ゲストユーザーを招待します。

 

ゲストユーザーを招待する

ゲストスペースを作ったら、次はゲストユーザーを招待します。

ゲストユーザーはゲストスペースに招待したいユーザーのメールアドレスを登録して、メールを受け取った人がスペースに参加するという方式になります。(サイボウズLiveのグループにユーザーを招待するのと同じ方法です。)

招待方法は、まずゲストスペースの右上にある「・・・」を選択し「ゲストメンバーを管理」をクリックします。(もちろんゲストスペースの管理者しかできません。)

03

 

クリックするとゲストメンバー管理のポップアップがでるので、「ゲストの招待」ボタンを押し、招待したい人のメールアドレスを登録します。

04

 

05

 

あとはメールを受け取った人が招待メールにあるURLをクリックしてkintoneにログインするとゲストスペースを利用することができます。

06

 

ゲストユーザーはkintoneシステム管理画面の「ゲストユーザー管理」でステータスや期限を確認することができます。

07

関連記事

 

同じカテゴリーの記事