「組織が大幅に変更になる」、「新入社員が入社する」など時期によってはkintone（キントーン）の利用者情報の大幅変更が必要になります。ですが変更になる人事情報は早めに分かっているのにkintoneに反映するのは人事異動当日でないといけない・・・なんてことも。
事前に組織やユーザー情報をCSVファイルで用意し人事異動前日に読み込みを実施するのも一つの方法です。
ただ事前に変更内容が分かっている場合は前日にバタバタ反映作業するのではなく余裕をもって作業できれば作業負荷が分散できてうれしいですよね。そんな時はcybozu.com共通管理にて「組織の事前設定」を利用してみてはいががでしょうか。
運用中の組織のコピー環境で変更内容を設定
まずcybozu.com共通管理画面を表示します。ユーザー管理メニューの中から「組織の事前設定」を選択し、<作成>ボタンをクリックします。Webブラウザーの再読み込みをすると「組織の事前設定」画面が表示されます。これで運用中の組織環境のコピー環境ができました。
※組織の事前設定が反映完了されるまで運用中の環境への組織や役職の追加・変更・削除などができません。詳しくはヘルプを参照ください。
例えば下記のように組織を変更したい場合は「組織/ユーザーの設定」ボタンをクリックし設定します。
変更したい組織の歯車マークから内容変更をします。今回はさいど株式会社配下の「経理部」を総務部の配下に移動し組織名を「経理課」に変更、総務部配下に新たに「人事課」を設けました。人事課には所属するユーザーを追加しました。また、営業部配下のグループは「営業〇〇課」と組織名を変更しました。
あとは変更した組織内容を反映します。日時指定もできるので当日までの反映作業を前もって設定しておけるのはうれしいですね。
組織や役職を変更するにあたって、各アプリでアクセス権や通知、プロセス管理などを組織や役職で設定している場合は反映後の各設定の見直しが必要になる場合がありますのでご注意下さい。
これは「組織の事前設定」を利用した場合に限らず組織や役職を新規追加や削除した場合、例えばアクセス権では必要な情報が閲覧できない、または逆のパターンが出てしまいます。組織の変更の際には影響があるアプリを一度確認するとよいでしょう。
ライセンス購入前のユーザー登録も可能
「組織の事前設定」で便利なのがkintoneのライセンス購入前にユーザー登録をし、ライセンス購入後にユーザーの利用を開始することが可能なこと。
たとえば新入社員の入社が決まっているがライセンスが足りず４月になってからライセンスの購入手続きをしたい。そんなときは事前に新入社員のユーザー登録をcybozu.com共通管理で実施し、kintoneの利用開始は「組織の事前設定」で設定する方法をご紹介したいと思います。
まず新入社員をユーザー登録します。その時使用状態を「停止中」にします。
次に「組織の事前設定」上で新入社員の使用状態を「使用中」に変更します。
あとはライセンス購入後に運用中の環境に「組織の事前設定」を反映すれば運用がスムーズに進みます。
※「組織の事前設定」の反映時にライセンスオーバーにならないよう事前のライセンス購入をお忘れなく！
まとめ
事前に確認しながら画面上で設定できるので大規模な組織変更が実施される際に便利な機能です。前日当日の作業が楽になりますね。
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