⚪︎kintone導入前はどのような形で業務をされていましたか？

当社グループは1923年の創業以来、試験機・計測機器の開発・製造および受託試験サービスを提供して参りました。

kintone導入の直接のきっかけとなったのは、大変不名誉なのですが、2023年3月に内部管理体制の不備を理由に東京証券取引所（日本取引所）から特別注意銘柄指定を受ける事態となり、 稟議の承認プロセスの厳格化と決裁権者の明確化が強く求められることとなりました。
コンプライアンス体制の刷新の一環として、紙ベースで運用していた稟議プロセスの電子化が急務となりました。
当時、グループ会社間で稟議書や決裁願い、押印願いなどのプロセスが錯綜し、紙書類のパターンと申請ルートの組み合わせは実に600種類にも及んでいました。
この複雑さゆえに、誤った様式やルートの選択、重要な承認の見落としといったリスクが常に付きまとっていました。また、承認プロセスのスピード感も課題でした。各稟議には最低でも10名の承認者が関与し、社長決裁までに1〜2週間を要していました。
加えて、申請内容の確認や修正が必要な際は都度メールでのやり取りが発生。
この煩雑な事務作業と承認進捗の把握の難しさは、ワークフローの効率を著しく低下させていました。

・ グループ3社間で稟議書、決裁願い、押印願いなど複数のワークフローが存在し、書類パターンと申請ルートの組み合わせは600種類に及んでいた

・承認プロセスが紙ベースで運用されており、複数の承認者を経て社長決裁に至るまで1～2週間もの時間を要していた

・申請内容の確認や修正に関するコミュニケーションが全てメールベースとなっており、ワークフローの進捗把握が困難であった

・1～2週間を要していた社長決裁が最短1日で完了するようになり、ワークフローの処理時間を約90%削減することに成功した

・600種類もの承認ルートを業務の本質に基づいて見直し、 15通りに分類しkintoneアプリに落とし込んだ、これにより申請者がルートを間違えることが大幅に減った。

・申請から承認までの全プロセスをクラウド上で完結させることで承認プロセスの進捗を可視化でき、完全なペーパーレス化も実現

◯システム化を行った結果、どのような業務改善が図れましたか？

グループ各社の主なワークフロー（稟議書、決裁願い、押印願い）をkintoneに一括移行しました。
改善効果は私たちの予想を上回るものでした。
まず特筆すべきは、約600種類に及んでいた複雑な承認ルートを、 15通りに分類しkintoneアプリに落とし込んだ、これにより申請者がルートを間違えることが大幅に減り、稟議等の受付時間も大幅に減少、そしてこういった申請前後のやりとりや書類の回覧もすべてオンラインで行われることになりました。
申請者 と書類受付担当部署の負担を軽減しつつ、適切な承認体制を確立した結果、稟議プロセス全体の効率向上とコンプライアンス強化に繋がりました。
各ルートをkintoneアプリに落とし込み、申請内容に応じて承認者が自動で設定される仕組みを実装。
さらにルートマスター アプリを別に作成し 活用することで、職務権限表をもとに最適な承認ルートを迅速に選択できるようになりました。（このルートマスターアプリを別に作成して参照するという発想をジョイゾーさんに教示してもらえなかったら600種類のルートを作成していたでしょう笑）

こうした改善により、かつては1〜2週間を要していた社長決裁までの承認プロセスが、わずか1〜3日で完了できるまでに短縮化されました。
社長決裁の稟議書が最短1日で処理されるようになったのは今までありえなかった変化で、kintone導入のインパクトを最も実感できた点です。
また、全プロセスをkintone上で完結させることで進捗状況の可視化が可能となり、完全なペーパーレス化が実現しました。
このような決裁体制の可視化・不正ができない体制が認められ、その結果、2024年11月に特別注意銘柄指定が解除となり、上場維持を実現することができました。（東京証券取引所の解除時のアナウンスにも「 稟議決裁にかかるシステムの導入が完了し、決裁権限基準に沿った運用が行われている体制が運用・整備された 」と評価頂きました。）

◯ジョイゾーを選択したポイント

東京証券取引所から求められるコンプライアンス水準への改善期限が迫る中、早急かつ確実に稟議プロセスの電子化をサポートして頂けるパートナーを必要としていました。
使いやすさと改修の柔軟性からkintoneを、伴走支援体制の充実度からジョイゾーさんを選択しました。
不安はもちろんありました。
期限に間に合うのか、kintoneの開発技術を習得できるのか、kintoneベースのワークフローは正常に機能するのか―懸念は絶えませんでした。
とにかく必死でジョイゾーさんのスパルタ指導 (笑) に食らいついていくうち、徐々にkintoneの全体像が見えてきて、頭の中で整理がつくようになりました。
スピード重視の導入だったためシステムの完成度には改善の余地が残されていましたが、導入後も自社主体で継続的な改修を行えています。
これもひとえに、kintoneのプロフェッショナルであるジョイゾーさんにビシバシ鍛えて頂けたからこそです。

◯打ち合わせにおいて、Zoomの対応にどのような印象を持たれましたか？

特にやりづらさはなかったです。
当社が自ら手を動かしてkintone開発を進め、ジョイゾーさんには開発経過を定期的にチェックをお願いする形で進めました。
リモートでのやり取りでしたが、不明点があればどんな細かい内容でも遠慮なくジョイゾーさんに質問をぶつけ、ジョイゾーさんはいつも想定以上の内容を打ち返して頂けました。

◯今後の展望について教えて下さい

kintone導入当初、 現場からの反応は賛否両論でしたが、運用開始から1〜2カ月が経過する頃には現場の理解が深まり、不安や不満の声もほとんど聞かれなくなりました。
最近ではワークフロー以外の業務でもkintoneを活用したいといった提案まで寄せられるほどにkintoneは浸透し、業務改善への意識アップにも貢献できています。
今後の取り組みとしては、Excelで管理しているデータをkintoneに移行するプロジェクトや、スクリプトで実装している活動履歴を記録する日報機能をプラグイン化する案などを検討していきたいです。