◯kintoneを導入する前はどのような形で業務をされていましたか？

私どもは1988年の開業以来、鳥取県米子市を拠点に地域に密着した医療福祉サービスを提供して参りました。
この度ジョイゾーさんのシステム39を活用して、伺書、旅費申請、予算要望、業務日報に関わる業務のkintone化を実施しました。前者の3つのアプリは既に完成して現場に導入済みであり、残り1つは開発を続けています。
弊法人は発足時から紙ベースで業務を行っており、WordやExcelで伺書などを作成し、プリントアウトして承認フローに載せるというアナログ運用でした。
デジタルへの移行は検討に上がるものの、事業がどんどん拡大していったため後手に回ってしまい、非効率さが蓄積していった結果、無視できないレベルの課題として業務のネックとなっていました。
まず、書類一つの承認にとても時間がかかっていました。
弊法人は米子市内に複数の事業所があるのですが、書類の処理を担う事務部門を持つ事業所はうち2ヶ所しかありません。そこで、事業所間を周回するお客様用のシャトルバスで申請書類を収集して回ったのちに事務部門に運び込み、さらに最終決裁のために本部に送付していました。非効率だなと思いつつ、なんとかこのやり方で回してきましたが、最終決裁を貰うのに3日、土日が挟むと5日もかかってしまうのはやはり大きな課題でした。
また、申請書類の量もひと月のうちに分厚いファイルが3、4冊積み上がるほど多く、申請の種類ごとに承認ルートも違います。しかし紙だとプロセス管理ができず、承認作業が今どこで止まっているのか、またどの事業所に書類があるのかといった把握が難しく、書類そのものが行方不明になることさえありました。その際は仕方なく申請承認の作業をもう一度ゼロからやり直していました。申請書類の中身をちょっと確認したい時や修正したい時も、書類の束の中から探し出して電話でやりとりしなければならず、労力がかかっていました。

・申請書を起こしてから最終承認を貰うまで3～5日もかかっていた

・プロセス管理ができず、申請書類が行方不明になることさえあった

・ちょっとした確認や修正を行う際に大量の紙書類の中から目的の書類を探し出さなければならず、手間だった

・申請から最終承認までのリードタイムが最大で従来の約10分の1にまで短縮できた

・プロセスはオンラインで一元管理され、申請・承認業務をスムーズかつ確実に完遂させる体制が実現された

・ペーパレス化により年間300万円超の印刷コスト削減に貢献した

◯システム化を行った結果、どのような業務改善が図れましたか？

最も改善効果を実感できたのは、やはり紙がなくなったことです。印刷と押印、シャトルバスでの運送、そして保管、全ての手間から解放されました。
場所に関係なくオンラインで業務が可能になったので、申請から承認までのリードタイムは早いと半日で済むようになりました。
また、書類の中身をちょっと確認したい時や修正したい時も、今までだと大量の申請書類の中から探し出す必要がありましたが、kintoneだとすぐに検索できてとても楽ですし、kintone内にコメントを残しておけば、スタッフはわざわざ電話せずとも自分の都合のいい時にいつでも確認と返信ができます。コミュニケーションのストレスがかなり減りましたね。
オンライン化の恩恵はプロセス管理にも及びます。どの事業所のどの部門の誰にボールがあるのか一目瞭然、事務部門が常に途中経過を把握できる状態を作れたことで、複雑な承認業務をスムーズ、かつ確実に完遂させる体制が実現できました。
kintone導入によるペーパレス化は、保管の手間、そして印刷コストの削減にも繋がりました。際限なく増えていく紙書類を倉庫に10年間溜めていく必要もなくなり、さらに年間300万円以上の紙代、印刷代を節約できたのです。このコストダウンは法人内のほかの様々な改善活動のおかげもあって達成できたものですが、kintoneが大きな要因の一つであったのは間違いないと思います。
もうkintoneがない昔に戻れないですね。

◯ジョイゾーを選択したポイント

kintoneを導入してから最初の2年間は自前で開発しようとしました。しかしIT知識があまりないうえ、業務改善の推進メンバーも本業務の合間にkintoneを触っていた状況だったので開発スピードが上がらず、四苦八苦していました。そして気負いすぎたせいか、日常業務で使わないような高度な業務評価アプリをいきなり作ろうとして、受け入れて貰えず却下されるといった失敗も経験しました。ここは思い切ってプロに依頼しようと方針を切り替えたわけです。そんな折、サイボウズ社のイベントであるCybozu Daysの動画配信でジョイゾーの四宮社長によるシステム39の紹介を拝見しました。システム39は稟議が通りやすい明朗な金額設定でしたし、四宮社長も優しげな人だとお見受けしましたので、ジョイゾーさんにお願いしました。

◯打ち合わせにおいて、Zoomの対応にどのような印象を持たれましたか？

開発全てをリモートで行っていくスタイルは私どもにとって初めての経験で、イメージがつかず、最初は不安でした。
しかし開発していく中で、こちらの疑問に対してジョイゾーさんは真摯に考えて答えを出して頂けたり、kintoneでできること、できないことをはっきりとその場で答えて下さったりと、コミュニケーションのキャッチボールが違和感なくできました。
リモート以外のところでも、例えばメールでのご対応であったり、kintone内にチャットスペースを作って、分からない箇所があると都度そこでやりとりできるようにして頂いたりと、寄り添ってくれるような丁寧なフォローを頂けました。レスポンスも早く、内容も分かりやすい。そうして不安は信頼に変わっていきました。開発終了後もしっかりアフターフォローを頂いており、おかげ様でkintoneアプリは現場でキレイに回っています。

◯今後の展望について教えて下さい

現場から寄せられる「こんなアプリを作って欲しい！」といった要望に応えて、今では自分たちで手を動かして届出・規定の管理アプリ、アルコールチェックアプリなどの新規開発に取り組んでいます。業務改善に完成はなく、ずっと継続していくべき試みですが、幸い開発メンバーのみんなは自分たちの働きが現場の役に立っていると実感しており、士気も高いです。この契機を活かしてこれからも業務改善を進めていけたらと思います。

kintoneご契約内容