◯kintone導入前はどのような形で業務をされていましたか？

私たちは千葉県船橋市を拠点に、エレベーターやリフトなど昇降機器の保守、修理、リニューアルのサービスを展開しています。
創業以来、社内業務は一貫して紙ベースで回していましたが、顧客数や管理対象となるエレベーターの台数、そして社員が増える中、様々な課題が浮き彫りになってきました。
まず、何よりも見積書の作成に非常に時間がかかり、非効率でした。
顧客や案件の情報は全て紙ファイルで管理していたため、それを見ながらパソコン上で1件ずつ手入力で見積書の項目を埋めていました。
事務作業の負担は売上をも圧迫するようになり、せっかく売上に繋がるチャンスが目の前にあっても事務作業に手間取ってしまい、注力できない場面も出てきていました。
また、故障対応のスピードも課題でした。
私たちは突発的な故障にも対応するため、24時間365日出動できる体制を整えています。その際、迅速な対応が重要ですが、修理作業に必要な情報を得るのにわざわざ会社に行って紙ファイルから探さなければなりません。さらに、社内での情報共有にも支障が出ていて例えば、エレベーターの設置ビルの入り口の鍵の保管場所や報告書の枚数に関する変更があった際に、その変更情報をファイリングしていく必要がありましたが、紙ファイルに綴じる作業が手間なのか、情報更新が十分に徹底されず、変更が社内で適切に共有されないまま、結果、時間ロスやミスという形で現場業務に負の影響を与えていました。

・必要な情報を紙ファイルで調べながら見積書などの書類作成を行っていたため、非常に時間がかかり、売上を伸ばすための活動に集中できない状況が続いていた

・故障対応に必要な情報も会社にある紙ファイルで確認する必要があり、対応スピードの向上に制約が生じていた

・情報の更新を紙ファイルに反映させる作業が十分に行われず、正確な情報共有がなされないことによる時間ロスやミスが現場で発生していた

・見積書などの書類作成において、手打ち入力の手間が削減され、作業時間が従来の約3分の1にまで大幅に圧縮された

・外出先でもリアルタイムで顧客や案件などの情報にアクセスできるようになり、故障対応のスピードと品質が向上した

・kintone上で即座に情報の更新・確認ができるため、情報共有の正確性と効率化が実現し、時間ロスとミスが減少した

◯システム化を行った結果、どのような業務改善が図れましたか？

主な業務である「見積管理（見積作成＋見積テンプレート）」「新規問合せ管理」「請求管理（請求先把握＋請求書作成）」「顧客管理」「案件管理」「契約管理」「故障記録」「帳票一括出力」を、それぞれkintone上でアプリ化し、管理できる体制を整えました。
特に「見積管理」においては、改善効果を最大限に追求し、「とにかく見積書を早く作りたい！」の一念でkintone導入に踏み切ったと言っても過言ではありません。
その結果、見積書の作成時間が約3分の1にまで短縮された実感があります。
以前は紙ファイルから項目を一つずつ調べていた宛先や担当者名などの定型項目も、今では請求管理アプリや契約管理アプリと情報を連携させ自動入力ができます。
Excelごとに見積書が作成され、バラバラに出力されていた状態から考えると、作成から出力までほぼワンアクションで済むようになり、びっくりするくらい楽になっています。外出先から顧客や案件などの情報を簡単に確認・更新できるので、常に最新情報が共有され、現場業務の質、スピードとも向上しました。

◯ジョイゾーを選択したポイント

幕張メッセで開催されたCybozu Daysで初めてジョイゾーさんを知りました。数年前に自力でのkintone開発と運用で挫折した経験もあり、今回はプロの力をお借りしてぜひとも導入を成功させたい思いが強くありました。
ジョイゾーさんにはかなり多くのわがままを聞いて頂き、「あれもしたい」「これもやりたいと」思いつく限りの要望をびっしり紙に書いてお伝えしたこともありました。その中からジョイゾーさんは「できること」「できないこと」「できるが困難なこと」を整理してくれ、早い段階で開発の方向性を明確に示してくれました。意志を持って伴走して頂けたおかげで、私たちはkintoneの実装をやり切ることができたように思います。

◯打ち合わせにおいて、Zoomの対応にどのような印象を持たれましたか？

最初の打ち合わせのみリアル対面で、あとはオンライン上で完結しました。全く不具合を感じることなく、サクサクと開発が進みました。

◯今後の展望について教えて下さい

まだ紙とExcelで回っている「部品の在庫管理業務」をなるべく早くkintoneに移行したいと思っています。
万に上る膨大な部品のリストの中から目的の部品の在庫を見つけるのは、スピードが求められる故障対応において賢いやり方ではないはずです。
リアルタイムに部品在庫を確認できる仕組みもkintone上で構築できれば、故障対応のスピードの底上げに確実に繋がると考えています。
それだけではなく、案件の新規開拓の際に部品在庫をその場でお客様にお見せすることで、故障してもすぐに対応して貰えるという安心と信頼の証にもなると感じています。
ジョイゾーさんのサポートを頂きつつ、kintoneを軸に業務改善の範囲を引き続き広げていきたいです。