弊社は食品・医薬品・バイオ・ヘルスケア・化粧品業界の人材派遣・人材紹介・エキスパートのシェアリングサービスなどを行っている会社です。その中で私達は、機能性食品の根拠となる食事記録に基づく栄養計算などをクライアント企業様から受注し、ＲＤサポートに登録している管理栄養士に依頼するという業務を担当しています。

案件により異なりますが、１案件当たり大体5人から10人ほどの管理栄養士とやり取りしています。

これまでは仕事の依頼から案件に関するやり取り、データの納品に至るまで、すべてをメールで行っていました。しかし、複数人へのメール対応は意外と労力がかかりますし、メールの返信がないと、読んでもらったかどうかもわかりません。

また、管理栄養士同士でコミュニケーションを取れるようなツールがないことにも課題を感じていて。他にも質問に迅速にレスポンスできなかったりなど、1対1でのメールでのやり取りについては多くの課題を抱えていました。

また、管理栄養士にはマニュアルに沿って仕事をしてもらっているのですが、改訂することが多く、頻繁にメールで新しいものをお送りしていました。しかし、メールだとどれが最新のものか分かりづらいため、誤って一つ前のものを参考にして作業してしまう、なんてことも起こっていたんです。

栄養計算はマニュアルのバージョンがひとつでも変わると、やり方が全く異なります。誤ったバージョンに基づいて作成されたデータは、正しい方法で再度計算してもらわなくてはなりません。そのため管理栄養士からも「どれが最新なのか分かりづらい」とお叱りを受けていました。

また、栄養計算を行うにあたり、計算に必要な資料を郵送しておりました。しかし、枚数が100枚を超えることも珍しくないため、膨大な印刷費と工数がかかっていたんです。

こうしたさまざまな課題を解決できるシステムを使いたいと、kintoneを導入しました。

kintone導入前：

• 業務がアナログのため労力がかかっている
• 既読状況がわからないので相手が情報を確認したのかどうかが把握できない
• 作業の進捗・納品状況が確認できない
• 管理栄養士同士のコミュニケーションが取りづらい
• 管理栄養士から寄せられる疑問・質問への返信が遅くなり、結果的にデータの納品が遅れてしまう
• 頻繁に更新するマニュアルの最新版がどれなのかがわかりにくい

システム39をご利用いただく前に、貴社でkintoneのアプリを作られたと伺いました

システム39を知る少し前にサイボウズ様からkintoneをご紹介いただき、自分たちでもカレンダーや進捗管理表など、簡単なアプリを作ってみました。

正直、ただチェックボックスをつけるなど、簡単なものであれば私達だけで作れるかなとは思いました。しかし今回は管理栄養士同士がコミュニケーションを取れるアプリを作りたかったので、社内だけでなく社外の人間もアクセスすることが前提でした。

一方で、社内で管理用として活用するものでもあったので、人によってアクセスできるアプリの権限を変更する必要があったんです。その点が、私達にはよくわからなくて。

同じように、アプリ同士の連携に関してもわからないことがいくつかありました。そんな状況だったので、「自分たちだけで必要なアプリを作って運用する」というのは大変そうだし、正直不安に感じていたことは事実です。

システム39のサービスを利用された感想を教えてください

サイボウズ様からのご紹介でこのサービスを知りましたが、実は同時期に他社のサービスも検討していました。最終的にシステム39を利用することに決めたのは、3回に渡ってしっかりお打ち合わせいただけるところや、その後のフォロー体制が非常に明確だった点です。社内に導入意図を説明する際もやりやすかったですね。

初回の無料相談の際には、まずは業務の簡素化を目的に、理想のシステムフローを一枚にまとめて相談に伺ったのを覚えています。kintoneの基本機能の中で行っていくにはどうすればいいのか、そもそもどんなアプリを作ればいいのかなど、仕組みづくりという部分から話を聞いていただきました。

システム39が素敵だなと思ったのは、こうした私達のお願いを、目の前ですぐに形にしていただけるところですね。「まっさらな状態からこんなふうに作っていけるんだ」というのを、目の前で見せていただき感動しました。
また説明いただく際には専門用語を使わず、わかりやすく教えてくださったことも良かった点です。サービス終了後、私達で管理・運用しなくてはならなかったので、「あ、できるんだ」と明るい気持ちになりました。

課題に感じていた権限付与の部分やアプリ連携の仕方など、専門的な部分についてもしっかりカバーしていただけて、とても満足しています。

実際にシステム39で作成したアプリを運用されてみていかがですか？

肌感ですが、作業効率はこれまでの6割くらいは削減できたんじゃないかと感じています。現状、これまでメールで行っていた業務ややり取りは、ほぼアプリで完結しているので、まず必要な情報を探すために過去のメールを追わなければならないという作業がなくなりましたね。

管理栄養士の現状把握という点については、kintoneでデータの受領状況を一覧でチェックできる進捗管理のアプリを作っていただきました。これで全員の動きがひと目で分かるようになったので、スピードが遅い人に対しても迅速にフォローできるようになりました。

また、進捗管理アプリは管理栄養士も確認できるようになっています。そのため、自身だけではなく、他の人の状況も把握しやすくなったというのも良かった点です。

あとは、管理栄養士の既読状況を確認できるようになったのも大きかったですね。各案件の内容やこちらからの連絡などを既読したかどうかがわかる機能をつけていただいたので、たとえコメントがなくても、既読が付いているだけで安心できます。

コミュニケーションに関する課題解決には、コメント欄が非常に役立っています。メールよりも気軽に書き込めますし、問い合わせいただいた内容を全員がすぐに確認できるので、コミュニケーションと情報共有のスピードが格段に上がりましたね。結果的に納品までのフローがすごく改善されたなと感じています。実際に管理栄養士からは「問い合わせに対する返答が早くなった」というお声をいただいています。

マニュアルの最新版がわからないという点については、アプリ上に最新データを保存し、それを管理栄養士に毎回確認してもらうという流れに変更しました。常に新しいデータがアップされている状況なので、過去のデータとの取り違えが起こらず、また私達の作業も更新連絡だけで済んでいるので、作業効率は大きく改善できています。

管理栄養士に対しては、kintoneや各アプリの使い方について、ロールプレイングという形で一人ひとり丁寧に説明しています。多くの方が初めて使うということもあり、最初はなかなか慣れない部分もあったようですが、「データが探しやすくなった」と反響もいただいており、導入して良かったなと感じています。

kintone導入後：

• 過去のメールを探す作業がなくなった
• データの受領状況がひと目で分かるようになり、フォローがしやすくなった
• 既読機能によって情報をチェックしてもらっているかがわかるように
• コメント欄の活用でコミュニケーションが取りやすくなり、納品スピードが改善
• 最新マニュアルをアプリに保存・更新することでデータの取り違えを防止

今後ジョイゾーに求めることについてお聞かせください

今回の体験やその後私達が感じた効果は、「専門家に相談すれば、kintoneをもっと便利に使えるんじゃないか」という大きな期待につながっています。具体的には、業務依頼や精算業務もkintoneのアプリで行えたらいいですね。

案件へのアサインについては、今もメールでアナウンスしている状況です。それをkintone上で行うことができれば、必要な情報を公開するだけで希望者から連絡をいただけ、それを一覧でチェックできるという流れができるのではと感じています。

精算業務については、現状Excelで作ってPDFでクライアント様にお送りしているという流れをkintoneでできたらと思っているので、その際にはぜひお力添えいただきたいです。