◯kintone導入前はどのような形で業務をされていましたか？

私どもは有機JAS・ノウフクJASの登録認証機関として、農家や加工業者、小分け業者、輸入業者を含む事業者を対象とした検査・認証業務、ならびに研修を実施しています。
現在、約150ほどの個人・法人事業者が当会に登録しています。
認証取得の流れは、まず事業者からの申請を受け、当会に所属する専門の検査員が書類審査、実地調査を行います。
その後、同じく専門の判定員が検査員の調査報告に基づいてJAS規格の適合性を判断し、クリアすれば認証書が交付されます。
認証された事業者のみが有機JASマークを使用でき、有機JAS認証を継続する限りは、毎年検査、認証を受け続ける必要があります。

kintone導入以前は事業者管理にエクセルを使っていたため、いくつかの点で不便がありました。
まず、エクセルシートのメンテナンスが属人的だった点があります。
認証業務で管理すべき情報は多岐にわたっており、例えば、農産物の生産に用いる様々な資材の登録やその使用状況管理・変更、圃場データや作物の栽培計画・記録、出荷履歴、JASマークの使用枚数などがあります。
各事業者には、担当検査員・判定員、料金、問合せ内容、研修履歴、認証書の発行記録といった情報も関連づけられています。
こうした情報を相互に連携させ、細かく作り込んだエクセルシートを運用してきましたが、複雑なエクセルシートの改修ができるスタッフが一人しかおらず、その方の退職でメンテナンスが一気に難しくなりました。
項目同士の連携の不具合により同じデータを繰り返し入力したり、複数のエクセルシートを同時に開いて突合させたりする手間が生じ、ヒューマンエラーとしてミスや漏れが目立つようになり、スタッフも増え、チームで仕事に当たる体制が重要になる中、エクセルベースの業務管理は情報共有に向いているとは言えず、手間がかかり一つのエクセル上で複数のスタッフが同時に作業できない非効率さもチーム生産性のネックとなっていました。

・複雑なエクセルシートのメンテナンスが属人的で、改修が困難であり、業務の品質と効率に支障をきたしていた

・スタッフの増加により、エクセルを用いた情報共有スタイルがチーム生産性のネックとなっていた

・エクセル上で複数のスタッフが同時に作業できない制約が存在していた

・従来のエクセルシートと同様の項目相互連携の仕組みをkintone上で構築し、かつ誰にでもメンテナンスしやすい業務システムを実現できた

・クラウドベースのkintoneによって情報共有がスムーズになり、チーム生産性が向上

・リモートワーク体制の構築によってコロナ禍でも安定して業務を続けられた

◯システム化を行った結果、どのような業務改善が図れましたか？

項目を相互に参照できる仕組みの構築が一番の目的だったので、これがkintone上で実現できてよかったです。
アプリ化した業務は「事業者管理」「資材登録」「検査員・判定員登録」「料金表」、「検査・判定履歴」「請求書管理」「問合せ管理」「検査員・判定員の研修履歴の管理」などです。
現在メインで使っているのは事業者管理アプリで、問い合わせや資材登録、認証事業者登録などとマスタデータを介して連携していて、登録に必要な項目を事業者登録管理アプリで管理し、検索・認証・認証業務を行なっています。

kintoneは直感的な操作性に優れてすごく使いやすいです。
当初は「ノーコードとは言え、自分たちに扱えるのだろうか・・・？」という不安を抱いていましたが、実際にkintoneを触っていくうちにそうした不安も払拭されていきました。
メンテナンス作業の属人性が解消され、業務実態に合わせて最適なシステムを常に維持できるようになり、同じ情報を繰り返し入力する手間が省け、ミスや漏れも減りました。
また、業務のクラウド化でリモートワーク体制を整備でき、コロナ禍のような非常時でもこれまで通りに業務を続けられて、困難な時期を乗り切れました。
さらに、チーム内での情報共有が容易になっただけでなく、複数のスタッフがそれぞれのデバイスから同じkintoneアプリを同時に閲覧し、作業できるようになったことも、チームの生産性向上に大きく貢献しています。

◯ジョイゾーを選択したポイント

新しい業務システムの開発をシステム業者に外注しようと見積もりを取っていました。
予想はしていたものの、低くない金額を提示され、どうしたものかと迷っていたところ、理事会メンバーからkintoneを紹介され、それがきっかけとなってジョイゾーさんを知りました。ジョイゾーさんのNPO割引も魅力的だったので、サポートをお願いした次第です。
ジョイゾーさんとは会話のキャッチボールをしながら開発に取り組んできました。こちらが伝えようと思い、けれども上手く言語化できないことを「こういう風にしたいんじゃないでしょうか？」と、まとまらない意図の先までも汲み取って開発に落とし込んで頂けたのはありがたかったです。
二人三脚で一緒に作り上げたからこそ完成したシステムだと思っています。

◯打ち合わせにおいて、Zoomの対応にどのような印象を持たれましたか？

コロナをきっかけにリアルからオンラインに変わっていきましたが、オンラインだから違和感や抵抗感があるかと言えば、特になかったです
画面共有しながら進めていく際には、むしろオンラインの方がやりやすいのではないでしょうか。

◯今後の展望について教えて下さい

基本的な業務はほぼkintoneに置き換えが完了しています。
これからはどんどんデータが積み上がり、データベースが充実していくわけですが、将来的にはデータ分析の面でkintone活用を深めていきたいです。
データを抽出してグラフや表で見える化し、比較や傾向の把握、さらには中長期の経営のための判断材料として役立てていければと考えています。