NPO法人サポートセンターとまり木 様
福祉サービス
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正確な記録作業がサービス品質に直結する当法人にとって、記録作業の効率アップ以上に、ストレスフリーな記録作業によって記録の抜け漏れがなくなったという改善の方がよりインパクトが大きかったです
◯kintone導入前はどのような形で業務をされていましたか?
私たちNPO法人サポートセンターとまり木は長野県松本市を拠点に、生活困窮者など社会的排除を受けやすい人々に対して支援事業を行っています。
年間でおよそ2000件の支援を実施する中、案件数の増加に伴い業務上の課題を抱えるようになりました。
私たちはチーム体制での支援実施、および自治体や関連機関への報告や連携のため、相談ケースごとに詳細な支援記録を作成しています。
例えば相談者の氏名、居住地、病歴、心理状況はじめ、携帯電話の所持の有無、支援要望、支援員との電話履歴、会話の内容など、記録すべき項目は多岐にわたります。
さらに、それらを踏まえてチーム内での協議を経て決定した支援策、そして支援の経過も逐次記録していく必要があります。
こうした記録業務はエクセルベースで運用されてきましたが、入力と確認作業の煩雑さは少人数チームにとって無視できない負担となりつつありました。
エクセル上で項目が横に長く並び、横スクロール量が多く、視認性と操作性に難がありました。目的の項目を探し出すだけでもひと手間でした。
また、日々のタスクに追われると、ストレスのかかる記録作業がどうしても後手に回ってしまうこともあり、そうすると例えば数日前の相談者との電話の内容を記録につけようにも覚えているはずもなく、情報の取りこぼしが支援品質の低下を招く結果となっていました。
それは情報共有の遅延にも繋がり、必要な情報が必要な時にチーム内で共有できないためにスタッフ同士の連携が上手くいかず、支援がスムーズに進まないこともありました。
・膨大な記録業務の煩雑さが非効率だった
・業務に追われる中、ストレスのかかる記録作業が後手に回り、情報の抜け漏れが支援サービスの品質に影響を与えていた
・記録の抜け漏れによって、必要な情報が必要な時にチーム内で共有できず、チームによる支援がスムーズに進まないこともあった
・記録業務をkintoneでシステム化したことで作業時間が大幅に短縮された
・支援経過などに関する情報の共有がチーム内でリアルタイムに行えるようになり、案件遂行がスムーズになった
◯システム化を行った結果、どのような業務改善が図れましたか?
業務に合わせて4つのkintoneアプリを作成しました。
「相談者情報データベース」アプリは、相談者名および相談・支援内容の全情報の管理を担っています。
そのデータベースの中から相談・支援の経過記録のみを抽出し管理する「経過記録」アプリ、孤立しがちな方々がリアル集う場であるカフェ運営を管理する「カフェ記録」アプリ、そして当法人の支援の主軸の一つである居住支援のための「居住支援」アプリ。
以上のアプリは既に現場で運用中です。
顕著な改善効果として、まず記録業務にかかる時間の大幅な削減が挙げられます。
kintoneを開けば項目をフォーマット上で一覧でき、項目探しに手間を割くことなく、すぐに入力作業に取りかかれます。
将来的にkintoneが100%活用できる状態に達した場合、作業時間は従来の半分程度にまで削減できると見込んでいます。
また、正確な記録作業がサービス品質に直結する当法人にとって、記録作業の効率アップ以上に、ストレスフリーな記録作業によって記録の抜け漏れがなくなったという改善の方がよりインパクトが大きかったです。
最新にアップデートされた情報をチーム全員が常に利用できる状態なので、支援策の協議、決定がスムーズに進み、業務ボリュームの増大に耐えうるサービス品質の担保体制を構築できました。
◯ジョイゾーを選択したポイント
ジョイゾーさんのおかげで、自力でkintone開発の技術を身につけられる機会を得られたことは非常にありがたかったです。
実はジョイゾーさんに依頼した当初は、システム開発を丸投げすれば全部ジョイゾーさんがやってくれると勘違いしていました。
自分たちが主体となって手を動かさないといけないと分かった時は、正直「面倒だな・・・」と困惑さえ覚えました。
しかし終わってみると、私たちのkintone開発を伴走するというジョイゾーさんのスタイルこそが正解でした。
もし、一般的なシステム開発と同じように、開発から保守まで業者に丸投げしていたら、新しいシステムはそもそも現場に定着できなかったと思います。
kintoneを業務現場に定着させるには、使い方やカスタマイズの仕方を他のスタッフに説明したり、使用感をモニタリングしたりする丁寧な取り組みが必要で、それはkintoneへの理解なしには難しい。
それに、些細な改修でもその都度業者に連絡して対応して貰っていたら手間もお金もかかり、結局面倒くさくなって従来のエクセルベースに戻ってしまったでしょう。
システムを実際に使うのは自分たちであるという当事者意識をジョイゾーさんとの仕事を通じて気付かされました。
◯打ち合わせにおいて、Zoomの対応にどのような印象を持たれましたか?
打ち合わせと開発は全てオンラインで完結しましたが、違和感はなくスムーズに進んだと思います。打ち合わせ後にこちらが分からないことがあっても、メールできめ細かくフォローして頂き、とても助かりました。
◯今後の展望について教えて下さい
私たちが社会に提供できる新しい価値をkintoneの活用を通じて発見していきたいと考えています。
新しい時代には新しい困りごとやニーズが登場するので、相談支援という分野には明確な正解はなく、常に発展途上であり、模索が求められます。
だからこそできる限り収集データの粒度を高めて、適切な支援の創出に役立つ経験と知見を引き出せる充実したデータベースの構築が重要です。
なぜなら、未だ顕在化してない課題や新しい支援策、効果指標の発見に直結するからです。
DXは相談支援における新たな価値の創造であり、kintoneがそのためのツールであることがまさに今、私たちが体感しているところです。
「こんな項目を導入して効果測定してみよう」「こんな面白い統計も取れるんだ!」といった、思いつきのアイデアでもすぐに実装して検証できる小回りの良さがkintoneの魅力です。
とにかくkintoneは使って楽しい、それに尽きます。
利用人数 | 約8人 |
利用部門 | 全部門 |
利用端末 | PC(Windows)、タブレット、スマホ |
カスタマイズ有無 | なし |
連携サービス | レポトンExcel |
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