◯kintone導入前はどのような形で業務をされていましたか？

私たちカラフルチェンジラボは、LGBTに関する普及啓発事業を通じてLGBT当事者のみならず、全ての人の個性や人権が尊重され、多様な生き方が保障される社会の実現を目指しています。2015年に活動を開始して以来、事業規模は成長し、領域も多岐にわたってきました。一方、それに伴い業務量も増え、スプレッドシートなどで業務管理してきましたが、機能的に対応が難しくなり、事務作業などの負担感が次第に増してきました。
例えば講演会に関して、ほぼ週一のペースで年間約100件行う時もあり、また、顧客や協賛企業の数は100社を超えています。各講演会、そして各企業との案件において、依頼から契約、入金までの一連の業務管理が発生します。「契約はどうなったの？」「入金はいつ？」などといった進捗をチーム内で確認するためのコミュニケーションの手間がどんどん増えていきました。しかし、少人数体制での運営のため、業務の遅れ、行き違いやミスが頻発するようになったのです。また、必要な情報を探す手間も負担になっていました。ファイルの保存場所はチーム内で共有されておらず、PC内で迷子になりながら探し回ることもありました。業務負荷を圧縮できる方法はないか模索していたところ、出会ったのがkintoneです。

・ファイルがクラウド上に散らばっており、保存場所もチーム内で共有されていなかったため、必要な情報を見つけるのに労力を要した

・進捗状況の確認などのコミュニケーションの手間が増え、業務の遅れ、行き違い、ミスが頻発していた

・少人数の組織でも業務量の増加に対応できる仕組みが必要だった

・一元管理の仕組みを整備し、kintoneを開けば必要な情報が一目で分かるようになった

・チーム内での進捗確認などの手間が減り、業務フローが効率よく回り出した

・業務量の増加を少人数の組織でも対応できる仕組みを構築できた

◯システム化を行った結果、どのような業務改善が図れましたか？

まず、情報の一覧性が格段に向上しました。
例えばイベント管理アプリで講演回数などの詳細は簡単に確認できるようになりました。
また、業務管理の効率化も実現でき、依頼から入金までの一連の業務進捗や顧客との契約状況をいつでも分かりやすくkintone上で確認できるだけでなく、通知設定の機能を活用して、業務が人から人へ渡っていく際の確認に伴うコミュニケーションの手間、ストレスも大幅に減らせました。
結果、業務フローがスムーズに流れ出し、ミスや遅れが減り、チーム全体のパフォーマンスが改善しまし、kintone開発の手軽さが業務改善に大きく寄与したと感じています。
業務改善は単にシステムを入れて終わる一過性のものではなく、日々システムを使いながら地道に細かくブラッシュアップを繰り返し、より良いものに仕上げていく継続的な取り組みです。
その意味で、思い立ったらその場でさっと改修できるkintoneの小回りの良さがすごくいい。直感的に操作できて、ITの素人にも扱える。kintoneを業務にどんどんフィットさせて行けるので、業務改善はスピーディーに進んでいく。ちょっとした改修でも、いちいち業者に依頼するとなると時間もかかるし、何より面倒です。
最小限の手間で最大限の使い勝手の良さを自分たちの手で作り出せるのがkintoneの強みですね。

◯ジョイゾーを選択したポイント

ジョイゾーさんに依頼してよかった点は、kintoneを初めて使う人でもkintoneベースの業務を違和感なく行えるような観点でアドバイスを頂けたことです。入力項目にちょっとした指示を書いておくと入力する人に伝わりやすいとか、業務フローが進むのに沿って、複数のkintoneアプリの間でどのように操作を移行させていくのかなど、kintoneの現場への定着を想定した開発のコツをもらえたのは有り難かったです。加えて、「この部分のデータに番号を振っておくと、後々の開発で便利になる」といった、将来的なアプリ連携などに向けて先回りした提案も頂けました。お陰で長く使い続けられるシステムを構築できたと思います。

◯打ち合わせにおいて、Zoomの対応にどのような印象を持たれましたか？

特に問題はなかったです。ジョイゾーさんとはオンライン上で一緒にkintoneを操作しながら開発を進めていきました。

◯今後の展望について教えて下さい

ボランティアスタッフや寄付者、募金の管理、イベントの予実管理など、まだkintone上に載せていないで業務や情報がありますので、それらを積極的にkintoneで一括管理しいく予定です。私たちのようなNPOは多かれ少なかれ、大量の業務を少人数でこなさなければならない苦しみを抱えています。だからこそより本質的な仕事にリソースを割ける体制づくりが重要で、夜中までオフィスに残って延々と事務作業をやるような状況をできるだけ避ける工夫が求められています。今後の事業展開のために、常にDXを意識して業務改善に取り組み続けていきたいと考えています。