◯ジョイゾーに依頼する前はどのような形でkintoneを活用されていましたか？

弊団体は大阪府寝屋川市を拠点に、ボランティア活動およびボランティアビューローの運営、高齢者・障がい者・子どもの生活支援を行う地域生活支援センターの運営を軸に活動するNPO法人です。会報発送などに必要な会員名簿を管理するため、3年前にkintoneを導入しました。直感的なインターフェースやリーズナブルな価格はもちろん、更新履歴が残せることで複数人による管理体制がたやすく構築できたのはkintoneの一番の利点でした。

しかし、改善すべき業務はまだ多く、課題山積でした。例えば、弊団体は行政委託で相談支援事業を行っているのですが、年度末に報告書をまとめて提出する必要があります。この作業に恐ろしく労力がかかっていました。報告書では細かい報告項目がいくつか設けられ、項目ごとに該当する情報を相談日報からピックアップして振り分け、集計を取っていく必要がありました。相談日報の件数は8000件超。これらを人力で確認しながら情報を拾っていくわけです。多忙さを極める年度末において、この報告書作成に2週間もかかってしまいます。このほかにも多岐に渡る業務にはそれぞれ特性と目的があり、それらとkintoneの機能とどのように突合させていけばいいか考えた時に、ブレイクスルーのためにはkintoneというシステムの仕様への深掘りがぜひとも必要な状況でした。そこでジョイゾーさんに開発のアドバイスをお願いした次第です。

・kintoneの仕様への根本的な理解に限界を感じ、kintone開発と活用のネックになっていた

・行政向け報告書作成のため、8000件超ある日報から情報をピックアップし、振り分け、集計していく作業が煩雑を極めた

・行政向け報告書の作成に年度末は2週間もかかっていた

・kintoneの専門家であるジョイゾーさんから開発アドバイスを頂き、kintoneの技術力が底上げされた

・kintoneの日報アプリにデータの相互参照や関数など、生産性に直結する機能を実装できた

・集計作業の効率化により、2週間かかっていた行政向け報告書の作成がわずか1時間で済むように

◯どのような業務改善が図れましたか？

年度末に2週間もかかっていた相談支援事業の報告書作成が、わずか1時間で完了できるようになりました。本当に一瞬です。ここまで楽かと思うぐらい楽になりました。クロス集計の使い方をジョイゾーさんに教えて頂きましたが、この機能はもう神ですね（笑）。最終集計が面倒くさいな、いちいちCSVに排出するのは手間だなと思っていたところ、最終的な数字だけがぱっと表現されるようになったのは、本当に涙が出るほど嬉しかったです。
そして、数あるkintoneアプリの中で業務的に最も重要だった日報アプリは、ジョイゾーさんのアドバイスを受けて、自前で作成したものに改装を施しました。メインの日報から紐づけしてデータの相互書き換えを行ったり、ルックアップやジャンプ機能を実装したり、SUM関数を組み込んだり、さらに日報上でのカウントの仕方、入力方法など細かい箇所にわたって設計を変更しました。お陰で日報アプリの使いやすさが格段に向上しています。
今回ジョイゾーさんに開発アドバイスをお願いして最もよかったと思うのは、様々な業務に対応できるkintoneアプリを作成できたことよりも、kintoneの根本的な仕様について丁寧に教えて頂けたことです。kintoneはとにかくアプリをいっぱい作って、それらを分かりやすいインターフェースで管理していく、まさに発想の転換とも言える仕組みだと理解できたのも収穫でした。潰しが効く知見を頂いたので、kintoneのポテンシャルを今以上に引き出せる手応えを感じられて、今後の開発に弾みがつきそうです。

◯ジョイゾーを選択したポイント

ジョイゾーさんによるNPO向け特別価格プランが決め手の一つになったのも確かですが、NPO法人へのサポート実績が既におありだとネットで拝見して、「であるならば、うちもサポート頂けそう」という安心感に繋がったのが大きなポイントですね。

◯打ち合わせにおいて、Zoomの対応にどのような印象を持たれましたか？

コロナ禍になってすぐ業務のオンライン化に移行できたため、ジョイゾーさんとの打ち合わせも違和感なくできました。むしろ、オンラインで対応できる点が業者選定に際しての前提としていました。

◯今後の展開について教えて下さい

現在kintoneアプリを30種類ほど運用しており、さらに1ヶ月に1業務のペースでkintone移行が進んでいます。そこで、自分たちだけでなく、業務のやり取りのある他の団体さんにもkintone導入をおすすめしています。共同で携わる業務のkintone化に加え、その団体内部の業務改善のきっかけにもなれたらと考えており、kintoneを通じて仕事の品質を共に高めていくWin-Winな価値づくりに少しずつ取り組んでいます。NPO業界ではITに強い所と、全く使えない所との差が大きく、アナログなところは徹底してアナログですから、悲鳴はたくさん聞きます。そうした状況に対してkintone運用の経験がある弊団体がノウハウの共有によって、業界のIT活用のレベルアップにいくらか貢献できるのではないかと思っています。
ITによて仕事の品質が向上していけば、支援を受ける方々の生活改善に最終的に繋がっていくわけです。私たちのような小規模なNPOにも、リーズナブルで小回りの利くkintoneという選択肢があることを今後も発信していきたいですね。