もともと弊社では、いくつかのサーバーやクラウドに散らばったバックオフィスデータを一本化したいと思い、kintoneを使い始めました。データ自体は別でしたが、それぞれ関連する内容だったので、できれば連携させたいなと思って。しばらくは自力でExcelからアプリに置き換えて運用していたのですが、私たちだけではこれらをさらに連携して運用することが難しくて。

特に課題に感じていたのは、請求書発行にかかる部分です。管理担当者は同じなのに、法人が4つあるために、それぞれ異なる請求管理システムを使っていました。
そのため担当者は、請求書発行作業の度に、毎回違うアカウントで入り直し、違う動きをしなければなりません。弊社としても、アカウント付与の作業を一人につき4回行わなければならず、運用面でも面倒さを感じていたんです。

そこで、より良い使い方を求めて※CybozuDays（サイボウズデイズ）に参加したところ、皆さんがプラグインを使ってアプリ同士を連携させ、活用されていることを知りました。まさにこれだと思い、依頼できる先を探そうとパンフレットの束をチェックしていた時に見つけたのが「システム39」です。

一番良かったのは「39万円」っていう明瞭な価格設定ですね。すごくわかりやすかったので、お願いもしやすかったです。あと「初回無料相談」と書いていたので、頭の中でごちゃごちゃしているものを整理しに行くだけでもいいかなと思い、まずは問い合わせてみました。

※CybozuDays：サイボウズ株式会社の提供しているサービスや取り組みを中心に、様々なセッションや展示がおこなわれる1年に1回の総合イベント

kintone導入前：

・法人ごとに4つの請求管理システムを利用しているので、管理・運用・チェックが面倒

・内容が関連するアプリ同士が連携していないので、いまいち効率化が図れていない

連携させるためにどんなプラグインが必要なのか、どう設定すればいいのかを自力で行うのが難しい

システム39を利用してみていかがでしたか？

初回相談の際に、現状とやりたいことをパワーポイントにまとめてお持ちしたら、krewDataっていうプラグインを使えばできそうだということがわかって。それならこのままお願いしたほうが楽だなと思って正式に契約し、2回目からはアプリ作成や今あるものを修正する作業に入っていただきました。

すごいと思ったのは、目の前でサクサクアプリが出来上がっていくところですね。

アプリ開発というと、ヒアリングした内容を一旦社内に持ち帰って成果物はその後納品、というのが一般的だと思います。でもシステム39の場合、クライアントの目の前で開発から既存アプリの修正までできてしまうっていうのは、見ていて本当に驚きでした。

実務担当者を入れて運用し始めたのは3回目からです。納品30日以内であれば手直ししてもらえるので、そこで担当者に動作などを確認してもらい、気になったところを修正していただく、という流れで無事良いものを納めていただきました。

実際にアプリを運用してみて、どのような効果を感じていらっしゃいますか？

今回解決したかった『法人ごとにバラバラの請求管理システムをkintoneに集約する』という課題は無事解決できました。管理やチェックが楽になり、とても満足しています。

請求書は絶対に間違ってはいけない書類ですから、今回窓口が一つになったことで、チェックや管理という意味での工数は減らせているのかなと思います。

しかも、kintoneはスマホで見やすいですよね。私は外出することが多いので、外からチェックしやすいのはありがたいです。

一方、あえて工数を増やしているところもあります。それが請求書の発送から郵送までの作業です。
請求管理をkintone一本にまとめたことで、これまで請求管理システムに依頼していた請求書の出力から発送作業までを、弊社内で行えるようになりました。その結果、ニュースレターや冊子が同封できるようになったんです。

請求書って受け取って嬉しいものではありませんよね。だからこそ、「開くとなにかいい情報が得られるかも」と思ってもらえるような仕組みを作りたかった。

弊社は経理・財務・会計に関する仕事をしています。だからこそ、業務に関わる「請求書」と同時に何かを送付することで、新しい価値が生まれる側面もあるんじゃないかと思って。
また弊社では飲食店様との取引が多いのですが、この業界の方々にとって、郵送ってすごく大事な手段ではないかと思っています。だからこそ、『請求書＝負』というイメージを変えたいという思いもありました。
実際にニュースレターを同封したところ、お客様から「見たよ」といっていただけたので、そこはすごく良かったなと思っています。

kintone導入後：

・バラバラだった請求管理システムをkintoneに一本化し、管理・運用面での工数削減に成功！

・外出先でも請求内容をチェックしやすくなった

・請求書発送作業を自社で行うことで、ニュースレターの同封など新しい価値を提供できるようになった

ありがとうございます。最後に今後の展望について教えて下さい

今後は請求書以外の部分のデータもできるだけkintoneで一元化していき、窓口をまとめていこうと思っています。直近で取り組んでいるのは、お客様がお問合せフォームに入力いただいた内容が、あらかじめ用意しておいた名簿アプリへ自動的に反映されるというものです。

士業の仕事は、お客様からお伺いしなければならない情報がたくさんあります。これまでは、コミュニケーションツールなどを使ってお客様から必要な情報をいただき、その内容を私達がシステムに入力するという流れで進めていました。

しかしフォームブリッジとkViewerという連携サービスを入れることで、お客様に入力いただいた情報を、そのまま名簿アプリに反映することができるんです。

コミュニケーションツールでのやり取りだと、どうしても情報が流れてしまうので、最新の情報を探すのに手間がかかりますし、過去の情報と取り違える恐れもありますよね。その点、このアプリは最新の情報が一箇所にまとまっているので、士業にはこちらのやり方のほうが合ってるんじゃないかと思うんです。
※フォームブリッジ：アンケートや問い合わせフォームなど、kintoneに連携するwebフォームを作成できる連携サービス
※kViewer：kintoneの情報をアカウントを持っていない人に対して公開することができる連携サービス

では士業とkintoneの相性はいいと思いますか？

kintone自体との相性はすごくいいと思いますが、使い方次第ではないでしょうか。だからこそシステム39のように、相談している横でアプリを作っていくという、コンサルと作業が同時進行するサービスはすごくマッチすると思いますね。

例えば士業の場合、助成金の申請など期限までに提出すべき書類などが多いんです。そこを助成金の申請の進捗管理アプリを作って、期限や納期が迫ったら通知するという形にすれば、管理負担はかなり軽減できると思います。実際、私の周りにもkintoneを使っている士業の方は多いですね。

でもそれを業務効率化や業務に活用できている人がどれくらいいるかというと、あまり多くはないような気がしています。かつての弊社のように、とりあえずExcelをアプリに置き換えただけ、というところがほとんどかもしれません。

実際に士業の方から運用方法を教えてほしいとか、参考にしたいのでトップ画面のキャプチャーがほしいと言われたことがありますね。
ただ、あれを独学で一から作っていこうとしたら相当大変だと思います。もちろん本を読んだりセミナーに参加すれば活用方法はある程度わかるかもしれませんが、それを自分たちだけでやろうとすると、かなりハードルが高い。

だからこそシステム39のように、今ある課題に対してどうすれば解決できるのかを、kintoneの専門家と一緒に相談しながら打ち合わせできるサービスは、士業されている方にとってはすごく使いやすいんじゃないかと思いますね