◯kintone導入前はどのような形で業務をされていましたか？

江東区では区内の中小企業、個人事業主の方、区内で創業をお考えの方を対象に、中小企業診断士をはじめとする相談員から経営、創業、税務、労務に関する知見を得られる相談サービスを行っています。
有り難いことに好評のため、近年問合せが増えつつあります。と同時に、業務量の増加に対し、昔ながらの業務フローからのアップデートがなされないまま、その非効率さが目立つようになりました。特に紙ファイルでの情報管理が課題でした。
相談サービスが始まってから既に数十年経ちますが、その間、相談者の個人情報、予約情報、相談記録は全て紙で管理していました。
電話で受けた相談予約の申込みを、相談者の個人情報と共に日報形式の用紙に手書きで記帳していました。
そのため時間がかかり、聞き取り内容の誤記といったミスも発生していました。また、同じタイミングで予約が複数件入ってしまうと、紙ファイルは一つしかないため、一つの予約の記帳が終わるまでに次の予約を入れることすらできない状態でした。
さらに、必要な情報を紙ファイルの中から探し出すのも手間で、問い合わせに対してクイックな対応が難しく、いずれもサービスの品質にとってリスクとなり得ました。そこで、これまで行っていた業務フローの効率化を図るべく、kintoneによるシステム化に取り組むことになりました。

・相談者の個人情報、予約情報、相談内容を手書きで紙に記帳していたため時間がかかり、ミスも発生していた

・紙ファイルは一つしかないため、同じタイミングで同時に予約申込みが入ると記帳の順番待ちをする必要があった

・必要な情報が書かれた用紙を紙ファイルから探し出す手間が益々増え、相談サービスの品質に影響を与える可能性があった

・相談者の個人情報、予約情報は相談者がRESERVAに直接登録するため、電話対応や手書きの記帳作業の必要がなくなった

・予約申込みの記帳の順番待ちという非生産的な時間がなくなった

・問い合わせがあった時に相談者の情報や相談記録をすぐに把握でき、業務のやりやすさが底上げされた

◯システム化を行った結果、どのような業務改善が図れましたか？

相談サービスにかかる一連の情報管理をクラウド上で完結できるようになりました。
具体的には、従来行っていた電話予約の代わりに予約システム「RESERVA（レゼルバ）」を導入し、相談者の個人情報や相談記録についてはkintoneで一元管理できるシステムを構築しました。
結果、用紙への手書き作業が必要なくなったことで労力が大幅に軽減されただけでなく、前の予約申込みの記帳を待つといった無駄な時間もなくなりました。
また、情報の検索も簡単になりました。
職員だけでなく、相談サービスに従事している相談員もkintoneを操作・入力しますが、操作画面は分かりやすく、問い合わせがあった時に相談者の情報や相談記録をすぐに確認でき、仕事がやりやすくなったといった高い評価を頂いており、紙管理に比べて業務効率が格段にアップしました。

◯ジョイゾーを選択したポイント

プロポーザル方式において複数の評価基準のもと総合的に判断し、ジョイゾーさんの提案を採用させて頂きました。
構築期間は3ヶ月の想定でしたが、実際はもう少し短い期間で構築が完了していました。
こちらのスケジュールの都合に合わせてかなりご無理して頂いたかと思いますが、目の前でリアルタイムに構築していく「システム39」のお陰でテンポ良く進められたのもポイントです。構築過程をジョイゾーさんとその場で確認しながらやり取りするスタイルなので、普通のシステム構築にありがちな無駄に間延びしたキャッチボールが少なく、こちらの要望がkintone画面上で即座に機能として実装されていく様子は新鮮でした。

痒いところに手が届くジョイゾーさんならではの提案力も印象に残りました。
例えば「この情報をこういう形で管理をしたいがどうすればいいか？」と質問した時に、「こういう管理方法があります」「この場合だとこの管理方法も可能です」と、運用ケースごとに複数の提案を頂くだけでなく、「こういう管理も必要になってきます」というように、こちらが思い当たらなかったような盲点を先回りした提案も頂けました。豊富な経験に裏打ちされたプラスαの提案が、操作画面の見やすさやkintoneアプリ間のスムーズなデータ連携に繋がって、効率化に留まらない感覚的な使い勝手の良さが実現されたように思います。

◯今後の展望について教えて下さい

経済課の中の一事業にkintoneを導入した形に過ぎませんが、それでも現場では明らかに業務改善を達成できており、満足度の高い運用ができています。大小様々な業務において、昔から続いてきたやり方はまだ多く残っていますが、IT化を通じて例えどんなに小さな作業でも改善効果を実感できるはずで、その一つの方法としてkintoneを導入する余地はまだあると思います。今後は運用状況を見ながらkintoneを活かしていける課題を探っていきたいですね。