弊社は東京に2箇所、千葉に1箇所の計3箇所で、女子大学生向けの学生寮を経営・運営しています。３棟で約７００室、さまざまな大学の女子学生をお預かりしています。
すべての寮に管理人や常駐スタッフがいる他、施設によって異なりますが、食堂や共同で使えるキッチン、ピアノ室やコインランドリー、自習室なども完備しており、安心・安全で快適な学生生活を送れるような設備を整えています。

kintoneを導入する前は、5年ほど他社の顧客管理システムを使い、見込み客・入居者・居室管理を行っていました。しかし、提供していただいた会社でのサポートが終了するため、別のシステムを探すことにしました。
会社を変えれば、以前使っていたサービスを継続して使うこともできました。しかし使用する中で「ここがもっと改善できたらいいのにな」と思う部分がいくつかあったので、その点を改善できるものを、改めてゼロベースで検討したいという思いから、kintoneの導入を決めたという経緯もあります。

例えば見込み客の入居が決まった場合、これまでは対象者の情報をまるごと入居者管理データに移行していたんです。コピーではなく切り取って移行するので、最終的に見込み客の管理データに残るのは、入居しなかった人たちの情報だけになります。
そうなると、入居に至った方がどうやって当会館を知ったのか、またどういった経緯で契約に至ったのかなどが集計できなくなってしまうんです。以前から改善したいという思いは持っていましたが、運用についての質問はお客様窓口に問い合わせするしかなく、なかなか一歩を踏み出せずにいました。

また、弊社では各施設の従業員に日報を書いてもらっています。これまで日報は紙ベースでやり取りしており、すべて本部にFAXで送ってもらっていました。送られてきた日報は回覧方式で数人のスタッフがチェックするのですが、全員シフト制で働いていることもあり、途中で止まってしまったり、チェック済みの人にもう一度戻ってきたりということも頻繁に起こっていました。こうした点も整理できないかなと感じていた部分です。

いろいろなシステムを検討しましたが、管理画面の見やすさや費用対効果などを考えてkintoneまたはサイボウズオフィス、どちらかがいいなという話になりました。代替システムとして運用できないかとサイボウズさんの導入相談カフェに伺ったところ、kintoneを勧めていただき、合わせてシステム39についてもご紹介いただきました。
システム39は初回の相談が無料ということもあり、課題を改善できないか、まずは相談してみようとお話を聞いていただきました。

kintone導入前：

・入居に至った顧客の情報が見込み客から消えてしまうので分析できない

・回覧した日報の行方がわからなくなる

kintone導入後：

・画面が見やすくなり、システムも使いやすくなり、仕事がコンパクトに

・日報アプリの活用でFAXのやり取りや回覧ミスを防止！

・アプリ連携で見込み客リストに情報を残したまま入居者リストへの転載が可能に

・コメント欄の活用でお客様とのトラブルを防止！

システム39を利用してみていかがでしたか？

初回相談は、正直楽しかったですね。こういうサービスって、話をしてある程度時間が経過して相手から成果物がでてくることが多いと思うんです。でもシステム39は、打ち合わせをしながらその場でどんどん形ができていくので、ワクワクしながら見ていました。
微調整したい部分もすぐに対応してくださるから、スピード感もあって、「あ、これなら大丈夫そうだな」って感じたのを覚えています。

システム39では見込み客リスト、在館生（入居者）リスト、居室マスターの3つを作っていただきました。もともと同じものを以前のシステムでも扱っていたので、一から作り上げるというよりは、8割程度同じ内容で、不便に感じていたところを改善いただくような流れだったと思います。それらをさらに連携していただくという形で、2回目の相談のときには大体のアプリは出来上がっていました。

大変だったのはデータ移行ですね。やり方は教えて下さいましたが、自力でやらないといけない部分だったので、試行錯誤しながら作業した記憶があります。
ただ、当時私達もkintoneについてよくわかっていない状態だったので、後々自分でアプリを管理・改善するにあたって、kintoneの仕組みを理解する良い機会だったなと思っています。実際その後に、私達で日報とピアノ室の予約管理アプリを作ったり、会議の議事録などをまとめたりと、今では自分たちで管理・運用できています。

kintoneやアプリの使い勝手はいかがですか？

正直kintoneに移行してからは、先程挙げた課題も含めて、すべてが助かっているような気がしています。
まず画面が見やすい。何がどこにあるっていうのがすごく分かりやすいですね。あと文字の大きさや間隔が丁度いい気がします。
以前使っていたものは細々していて見にくく、データを探すのも大変でした。でもkintoneの場合は画面がとても見やすいので、目的のデータやアプリを探しやすくなりました。

またアプリ同士が連携しているので、これまで転載していた部分も簡単に呼び出せるようになり、入居が決まった方のデータも見込み客アプリに残しておけるようになりました。全体としてこれまでよりも仕事がコンパクトになった気がします。
また日報アプリを作ったことで、これまで行っていたFAXでのやり取りや回覧ミスなども防ぐことができています。kintoneを使えるスタッフなら誰でも見れるようになりましたし、気になる言葉で検索できるようになったのもいいですね。

あとは、パソコンやメールが苦手な年配のスタッフでも扱いやすいというのは、導入してわかった点です。各施設の管理者はいずれも年配で、それほどパソコンが得意ではないのですが、一度kintoneの使い方を教えたら、すぐに使えるようになりました。今回の新型コロナウィルス感染拡大の影響を受けて、コメント欄が非常に役に立っています。

弊社では契約の際に新規入居者へハガキをお渡しし、引っ越し日が決まったら日程を記入・投函いただく、変更の場合は電話で連絡いただくというシステムをとっていました。これまで日程が変更になることはあまりなかったのですが、（2020年春）新型コロナの影響で、入居予定者の大学の授業がオンラインになるなど、一人暮らししなくても授業が受けられる状況に変わり、今年は例年よりも新規入居者の引っ越し日の変更やキャンセルが多く発生しました。
こうした場合、変更後の日程がいつになったのか、その際にどういうやり取りをして、金額についてどんな話をしていたのかがわからないと、トラブルになることもあるんです。
メールだと過去のやり取りを追うだけでも大変ですし、担当者しか詳細がわからなかったり、費用の面などどういう話をしたかまで残すことができません。でもkintoneでは、コメント欄に詳細を残しておけるので、変更・キャンセルの流れがスムーズになり、大きなトラブルに発展した事例はありませんでした。

何より、お客様に過度なストレスをかけることなく対応できたというのが良かったですね。今後どうなるかわからないなかで、お客様もどうすべきか相当悩まれたと思うんです。そうした中で、やり取りやお金の話がスムーズにできたことで、一旦キャンセルになったケースでも、対面授業が再開するタイミングで多くの方に改めてお申し込みをいただけました。信頼関係を損なわずに済んだのはコメント欄のおかげだと思います。

今後のジョイゾーに求めることについてお聞かせください

すでに相談させていただいているのですが、まずはこれまでハガキでやり取りしていた部分を、kintoneで運用していけたらと思っています。
先ほどお話した入居者の引越し日の連絡の他、入居者への来年度契約更新の意思確認についても、現状ハガキで行っています。これを、アンケートフォームに入力いただくことで、経費削減や作業効率のアップに繋げたいというのが希望です。データで管理できれば、集計・分析はもちろん、回答が来ていない方の洗い出しも、これまでより簡単に行えると思います。

まずはテストとして、ハガキにアンケートフォームのQRコードを記載して、そこから入力していただくことを始めています。またリマインダー機能やマイページの機能も活用していきたいですね。
私達としても、kintoneの活用にすごく可能性を感じています。私達がまだ気付いていない活用法もたくさんあると思いますので、ぜひこれからもお力添えいただきたいです。