◯kintone導入前はどのような形で業務をされていましたか？

当社は約80年前に日本で初めて車いすを製作したメーカーです。
以来、その技術を受け継ぎ、新しい知識やノウハウも積極的に吸収しながら、現在はオーダーメイド車いすの設計・製造を主要な事業として展開しています。
車いすの生産管理では、まず生産に必要な全ての情報がまとめられた指示書（マスターカード）を作成します。
そして複数の部門が各々必要な情報を指示書から抜き出し、各自のタスクに組み込んでいく流れになっています。しかし、この生産管理の方法には課題がありました。
まず、タスクの進捗情報が部門ごとのスプレッドシートに分散していて、一つの案件の進捗を把握するのに、各部門から情報をかき集めていました。
そのため車いすの完成予定日さえ確定できず、納期をお客様にお伝えできないこともありました。
また、指示書は紙だったため、ほかの部門で指示書を使っている間は使えず、どの部門に指示書が渡っているのかも分からず、右往左往しながら探し回る光景は日常茶飯事でした。
年間約3,000件の案件を抱える状況の中、従来の効率の低いオペレーションからの改善が急務でした。

・車いす生産に関する各部門のタスク進捗が、それぞれの部門で分散管理されていたため、案件全体の進捗状況の把握が難しかった

・車いすの完成予定日を確定できず、お客様に納期をなかなかお伝えできないという業務品質上のボトルネックが生じていた

・指示書は紙で書かれていたため、他の部門が使っている間は使えず、探し回る手間も発生していた

・部門ごとのタスクは全てガントチャート上に集約され、ガントチャートを見るだけで案件の進捗確認が可能となった

・車いすの納期を早めにお客様に伝えることができ、業務品質が向上した

・紙で書かれていた指示書がクラウド化され、指示書を探し回る手間がなくなり、生産業務の着手がスムーズに行えるようになった

◯システム化を行った結果、どのような業務改善が図れましたか？

生産管理システムを新たに開発し、「紙＋スプレッドシート」方式からkintoneへ完全移行しました。
生産管理の指示書をアプリ化し、作業管理用のガントチャートや部品の発注・入荷管理、見積管理などのデータを連携させました。
中でも特にガントチャートは生産管理システム開発の肝です。
各部門のタスクを全てガントチャート上に集約し、進捗確認のための入口をガントチャート一つにまとめました。
こっちの部門のスプレッドシートを見て、あっちの部門のスプレッドシートを見て・・・といった、部門ごとの進捗を確認して回らずに済み、生産情報の一元管理体制を構築しました。
おかげで車いすの完成予定日というお客様が最も知りたい情報を早めにお客様にお伝えできるようになりました。
また、紙だった指示書がクラウド化されたので、誰でもいつでも必要な情報をkintone上で確認できます。
指示書を探し回る手間が省け、生産業務のスムーズな着手が可能になり、生産プロセス全体の効率化に大いに貢献しています。
今回のkintone導入によって生産管理に関わる課題のほぼ100％にアプローチでき、そのうち80％が現段階で解決できています。
具体的な効果測定、例えば生産管理にかかる業務時間の削減などはこれからですが、期待しています。

◯ジョイゾーを選択したポイント

業務システムの完全リプレイスは私たちにとって大きな挑戦であり、正直なところ、心配しかなかったです。それでもジョイゾーさんにお願いしたのは、ジョイゾーさんの情熱はもちろん、福祉業界の特殊性をいち早く理解して頂けたからです。
私たちは民間事業者ですが、事業の仕組みは国の様々な制度に厳格に規定されており、他の業界には見られないルールがたくさんあります。
医療業界にあるような診療報酬点数や保険適用範囲といった独自の制度が福祉業界にもあるということです。それらを理解しなければ当社で使える業務システムを構築できません。
しかしジョイゾーさんは理解が早く、「話が通じる技術者」であったことに安心感を抱けました。

◯打ち合わせにおいて、Zoomの対応にどのような印象を持たれましたか？

開発はほぼオンライン上で完結しました。
このスタイルは初めてでびっくりしたものの、回を重ねていくにつれ違和感も消えていきました。
こちらの要望をエンジニアに伝え、手を動かして頂き、最後は一緒に確認するという流れは、リアルであろうとオンラインであろうと変わらないです。

◯今後の展望について教えて下さい

経営判断に活用できるデータベースをkintone上で構築していければと思っています。
昔は案件が終われば指示書は処分されてしまい、データとして蓄積できませんでした。
地域ごとや月ごとの売上といった数字も人の手で一生懸命集計していました。
つまり過去の経験を知見として未来に活かせる環境があまり整備されてなかったのです。
しかし、kintone導入により業務がクラウド化され、データの蓄積と整理がとても楽になりました。
既に様々な切り口で売上データを分析できるようになっていますが、今後は生産管理の領域でも2年ほどかけてデータを積み上げながら、生産効率や作業負荷を定量的に把握して経営の最適化を目指していきたいです。
数字ベースで議論するための材料を十分に作れなかったがために、課題や方針の社内共有、認識合わせで長らく苦労してきましたが、kintoneによってよりデータ経営の足場ができたので、データを媒介とした組織全体の連携が促進されることを期待しています。