従来の運用では、営業担当がサイボウズOfficeに最初に案件情報を入力し、続けて進行管理部門で業務を進めるために、同じ案件情報を改めてシステムに打ち込んで転記する必要がありました。入力作業の煩雑さでミスが多発し、広告枠の在庫情報を入力するのに2、3日かかってしまうこともあり、非効率でした。広告枠と販売、さらに進行まで包括できる一元管理システムを構築できないかと検討していたところ、kintoneとジョイゾーさんをご紹介頂きました。

・入力作業の煩雑さでミスが多発、案件進行に支障をきたすこともあった
・入力作業自体に2、3日かけることもあり、非効率だった
・通常業務に影響を与えることなくサイボウズOfficeからkintoneへデータを移行する必要があり、難易度が高かった

広告枠管理から販売管理、進行管理まで、一元管理できるシステムを構築できた
・案件情報入力の作業量が50%削減され、管理業務全体の生産性が大幅に改善された
・サイボウズOfficeからkintoneへの乗り替えを実現
・コロナ禍に対応した全社フルリモート体制に移行できた

◯システム化を行った結果、どのような業務改善が図れましたか？

広告枠管理、販売管理、進行管理をkintone上で完結し、一元管理が実現できたことが最大の改善効果です。営業担当も進行担当も同じ案件情報を入力するような二度手間だったところ、営業担当による一度の入力で済み、入力業務が半減するインパクトがありました。

リモートワークへの移行がスムーズに行えたことも特筆すべきkintone導入のメリットです。オンライン上での案件状況の共有はサイボウズOfficeでも可能でしたが、弊社が求める業務の一元管理が難しかったこともあり、仮にリモートワークに移行しても支障のない業務進行ができるかどうか疑問でした。まさに今回のkintone開発の途中で世の中がコロナ禍に見舞われたのですが、コロナ禍に対応した全社フルリモート体制にすぐに切り替えられたのはkintoneのおかげですね。コロナの見通しも不透明な中、kintoneは弊社にとってなくてはならない業務基盤となっています。

kintoneの運用を始めてから、もう少し利便性を上げたい箇所も出てきました。
営業、経理、製作の各部門の社員がシステム上で情報更新するので、更新者を更新情報に紐付け、素早くソートして表示できるようにしたかったです。そこでジョイゾーさんの継続支援プラン・サポート39を利用してカスタマイズをお願いしました。小さな修正でも丁寧に対応頂き、痒い所まで手が届きました。今後も安心してkintone運用のレベルアップに挑戦していけそうです。

ジョイゾーを選択したポイント

お世話になっている中小企業診断士の先生からシステム39を薦められのがきっかけです。実際に開発が始まるとそのスピード感に驚きました。打ち合わせしながら目の前でシステムがどんどん組み立てられ、その場で動作確認と修正ができるので、システム開発にありがちな発注者と開発者とのキャッチボールのしにくさは全く感じませんでした。
ジョイゾーさんのエンジニアの皆さんの理解力は本当に高く、弊社内でも話題になったほどです。こちらの要望や思いをあまり言葉にしなくても的確に汲み取り、仕様に落とし込んで頂けます。ジョイゾーさんにとって弊社のような広告業とは、業界も違えば言語も違っているので、理解する難しさもあったと思うのですが、開発中のやりとりでもどかしさを感じたことはなかったですね。中身が凝縮された打ち合わせを4回経て（※）、そこで開発が綺麗に完結しています。当初約束したことが結局できない、後から追加料金を請求されるといったこともなく、明朗で分かりやすい金額設定なので安心して発注できました。

弊社は元々ITには疎く、知識と理解の乏しい中でkintone開発を進めないといけない状況でした。苦労したのは既存のサイボウズOfficeからkintoneへのデータ移行です。進行中の案件もありましたので、それぞれの案件の移行タイミングの調整が難しく、データによっては移行に際して加工する必要もありました。弊社にとっては難易度の高いプロジェクトでしたが、全工程にわたりジョイゾーさんに伴走頂き、時にはサイボウズOfficeとkintoneを並行運用する段取りをフォローして頂くなど、共に課題を一つ一つクリアしていきました。
（※：システム３９を３回・サポート３９を１回）

打ち合わせにおいて、Zoomの対応にどのような印象を持たれましたか？

最初はリアルで、途中からコロナ禍を受けてリモート会議も持たれましたが、コミュニケーションでの違和感は特になかったですね。

今後の展開について教えて下さい

今回の開発を通じて弊社内でkintoneを積極的に活用していく機運が生まれており、営業、原稿作成、審査、入稿までの工程とそれに伴う締め切りの見える化を目指して、プラグインを使ったガントチャートの作成にもチャレンジしています。ジョイゾーさんはkintoneに関して一番信頼のおけるプロなので、またご相談するかもしれません。ジョイゾーさんをパートナーにお仕事ができたのは弊社にとって大変有意義な時間でした。

kintone契約内容