kintone導入後の悩みを聞かせてください。

弊社はコンサルタントが常に稼働しており、それぞれの顧客とのやり取り（議事録）や使用したデータについては、私宛にメールで共有してもらっていました。しかし現在20数名のコンサルタントを抱えるようになり、これまでのやり方では効率が悪いと感じるようになったんです。
またコンサルタントが、生活の中で事故や急な病に見舞われて、コンサル継続が困難になった場合に、それぞれのデータをすぐに確認・更新できるように移行していかなければならないとも感じていました。メールでやり取りすることもできますが、状況次第では現実的ではありませんし、効率も落ちてしまいます。
それならクラウド上にコンサルそれぞれの「部屋」を作り、そこにお客様とのやり取りやデータを保存する「棚」のようなものを作れば、万が一のときでも、私がすぐにデータややり取りを確認でき、迅速に対応できると思ったんです。
それに、コンサルタントが更新した情報をリアルタイムで確認できれば、これまで一人ひとりにメールを送って確認していた情報も、そのアプリを見るだけで把握することができます。ですからメールの手間が減り、業務改善につながると思いました。

すでにアプリを積極的にカスタマイズされているとおっしゃっていましたが、今回サポート39を利用されたのはなぜですか？

確かに先程ご紹介した「コンサル進捗表」は、私やkintoneを担当する経理の者がかなりカスタマイズしています。そのため、今回のシステム開発についても、一度は総務に開発できないか依頼しましたが、「一からアプリを作るのはハードルが高い」ということで断念しました。 私自身も開発まで行う余裕がなかったので、それなら専門家に依頼するのが一番いいと思ったんです。

kintone導入前：

・顧客とのやり取り（議事録）や使用データをメールで共有しており、効率の悪さを感じていた
・20数名のコンサルタントとメールでやり取りするため、対応が大変
・万一コンサルタントに何かあった際、タイムリーな情報を確認できない恐れがある

サポート39を実施した結果、どのような業務改善が図れましたか？

サポート39では2時間（4チケット分）で、コンサルごとに進捗やデータ管理ができる「コンサル担当表マスタ」というアプリを開発してもらいました。コンサル名ごとにレコードを作り、各担当者の情報や請け負っている顧客の一覧を表示することで、各コンサルタントの情報が全てここで確認できるようになっています。
さらに顧客一覧をクリックすると、「顧客マスタ」というアプリにリンクするようになっています。その名の通り、各顧客のマスターデータが保存されているアプリで、今回新たに「コンサル履歴」という項目を作ってもらいました。
ここは訪問日をベースに毎回の議事録や使用したデータが保存できるようになっています。各コンサルタントは訪問後、ここに議事録や使用データを保存していくというわけです。これで誰が見ても、コンサルがそれぞれの顧客に対して、いつ、どんな対応をしたのか、すぐ把握できるようになりました。
また、コンサルタントの中には、人によっては操作を覚えるのが大変という方もいらっしゃいます。そうした方でも簡単に扱えるよう、ファイルはボタン一つで保存できるように工夫してもらったこともありがたいですね。
開発直後に新型コロナウィルスの感染が拡大したので、まだ本格運用には至っていませんが、業務の効率化やリスク管理の面からも、今後必ず必要になるシステムだと思っています。まずは仕組みを伝え、コンサル全員がシステムを活用できるよう下地を作った上で、本格稼働を目指していきます。

kintone導入後：

・各コンサルタントの情報をひとつのアプリで一元管理
・使用データや議事録が訪問日ごとに確認可能に！いつ、どんな資料を見ながらやり取りしたのかがひと目で分かる
・コンサルタントと連絡がとれなくても最新の情報ややり取りが確認できるように！
・簡単な操作でファイル保存が可能に

今後の展開について教えてください

今回新たに食品監査事業の認定を取りました。この事業では、これまでのプロセスに監査員への依頼や指摘内容に対する是正の進捗や認定機関への申請・登録といったプロセスが追加されます。
今は件数が少ないのでExcelとメールだけでやり取りできていますが、今後はこれまで同様、kintoneによる運用が必要になってくるでしょう。
そのときにはぜひもう一度、ジョイゾーさんにお願いしたいですね。

コンサルタントとのメールによるやり取りを減らすことで、さらなる業務効率化を図られているISOコム株式会社様。今後はカスタマイズによって、より活用しやすいシステムへ進化していくことでしょう
サポート39では、このように「以前とは別のシステムを一から開発したい」というニーズにもお応えすることができます。一度弊社のサービスを利用された後、このようなお悩みを抱えていらっしゃる場合は、ぜひサポート39をご利用ください。