弊社は融資サポートを中心に、スタートアップのシード期の資金調達支援を行っています。 kintone 導入前は Salesforce でリード情報や案件進捗を管理していたのですが、課題もありました。弊社にとって Salesforce は「too much(機能過剰)」だったのです。豊富な機能と入力項目が備えられている Salesforce はリッチなツールですが、業務上必要のないものも多く、それらをほとんど活用できていませんでした。さらにランニングコストも高く、負担になっていたため、機能面とコスト面の双方から業務管理ツールの最適化を図るべく検討を進めていました

・業務上使う必要のない機能や入力項目がたくさん備えられており、それらをほとんど活用できていなかった
・料金が高く、コストに見合った導入成果が薄かった
・機能面とコスト面において、業務のプロセスとボリュームにマッチした最適な業務管理ツ ールを導入する必要があった

・以前使っていた Salesforce から約 60%の支出の削減
・余分な機能や入力項目が削ぎ落とされた「丁度いい」ツールへのカスタマイズ
・業務のプロセスとボリュームに沿った最適な管理ツールを常に構築できる

システム化を行なった結果、どのような業務改善が図れましたか？

弊社が業務を行う上で、業務管理ツールが具備すべき機能や入力項目が過不足なく kintone 上で実装されました。いまでは全ての業務が kintone に移行し、問題なく運用できています。 しかし、最も大きな導入インパクトは、やはり従来の業務管理ツールにかかった費用の約60%も削減できたことですね。当初希望していた通りの最適化が達成できたように思います。
kintone は導入した後も、運用していく中で追加機能が必要となった時に、必要な分だけカスタマイズをかけることができます。弊社ではインサイドセールスが進んでいくに従い、扱うリードの母数が増える中、目視によるチェックが必要な項目でのヒューマンエラーも無視できない数になりつつありました。ジョイゾーさんにご相談したところ、アプリ間をまたいだデータ集計処理を自動化できる krewDataプラグインを教えて頂きました。早速導入したところ、ヒューマンエラーの削減効果はすぐに現れ、さらなる業務効率アップに繋がりま した。
Salesforceの場合、業務上必ずしも必要でない入力項目であっても外せないのに対し、kintone だと入力に必要な項目以外の項目は外すことができます。余分な項目がないため、ツールとしての稼働率は高く、導入コストがパフォーマンスに十分に還元されます。こちらの運用意図を反映させやすい自由度の高さによって、kintone は常に業務を行う人と密接に連動でき、かつ機能のボリュームも丁度いいサイズ感に収まることが可能です。

 

最初はサイボウズさんから kintone の価格や仕様について教えて頂きました。お話を伺う限り、最適なツールとしての運用が期待できそうでしたが、開発に人手を割くことが現実的に難しかったので、誰かにお任せしてしまいたいと考えていました。そこからジョイゾーさんをご紹介頂いたのが経緯です。
案件を担当してくださったジョイゾーの方は、気さくで、親切で、なんと言いますか、非常に感じがよかったんですね。ジョイゾーさんにお願いしようとすぐに決めました。
打ち合わせでは私の要望を聞きながら、その場でアプリをサクサク作っていかれ、見る見るうちに原型が組み上がっていきました。開発経験が豊富であるのが凄く伝わってきて、とても安心感を覚えましたね。結果的にこちらが大きな作業負担を負うこともなく、システム 39の規定の回数を 1 回分残した状態でアプリがほぼ完成。加えて、今後自分たちで機能や項目を追加したい時のやり方も教えて頂き、さらに Salesforce 上のデータを kintone に移行した後に、最後の 1 回の打ち合わせでチェックをしましょうという仕上げの段取りまで丁寧に組んで頂きました。
打ち合わせの中で、「この業務フローだと、こういう項目も必要ですよね?」という風に、 先読みして提案頂くこともあれば、「この機能は別にいらないですね」と、弊社にとって必要のないものははっきりと伝えて頂けました。元々業務管理ツールをリプレイスする目的 の一つがコスト削減だったので、kintone にカスタマイズを重ねていった結果、Salesforce と同じぐらいの金額になってしまっては意味がないですし、こうしたシステム開発では、ややもすると追加で色々なプラグインやらオプションやらを押し売りされがちですが、ジョイゾーさんの会社としてのスタンスなのか、そうした営業感は全くなく、信頼してお任せすることができました。

kintoneをカスタマイズしていく画面をリアルタイムで共有頂きながら打ち合わせができたので、こちらの要望がどのような形で kintone上に落とし込まれたかをその場で確認でき、具体的で無駄のないキャッチボールができたと思います。

業務管理の土台となるアプリ設計に関して、ジョイゾーさんのシステム 39 のおかげで、業務管理ニーズに対して既に 9 割 5 分のところまで達成できています。ただ、もっとカスタマイズして活用を深めていくプラスαが kintone にはあると思っています。例えば Slack と kintone を連携させて、一定の条件を満たしたレコードがあった場合に、それをチャンネル にいる特定のメンバーに対してメンションを飛ばせたり、日程調整アプリの Calendly の情報が更新されると kintone 側でも情報が更新され、同時に Slack に通知できたりといった仕組みが組めたら、もうパーフェクトですね。これらの開発を将来的にジョイゾーさんにお願いできれば嬉しいです。