◯kintone導入前はどのような形で業務をされていましたか？

今治市は2021年12月より移住・定住・交流ポータルサイト「いまばり暮らし」の「いまばり空き家バンク（https://iju-imabari.jp/vacant-house/）」にて空き家の物件情報の公開を始め、移住・定住の誘致に取り組んで参りました。
その中で物件情報の登録・管理・発信に伴う事務作業の非効率さが課題でした。
物件情報がWEB公開されるまでに多くのプロセスを経る必要があり、例えば空き家の現地調査の手配や調査書の作成、登記簿謄本などの取り寄せ、宅建事業者への公募依頼、宅建事業者からの媒介申し込み、空き家相談会の実施、ポータルサイト管理業者への掲載依頼などが挙げられます。
これら業務が紙ベースで回していたことが非効率の元になっていました。
物件情報は紙書類からWord、Excelなど様々なフォーマットのファイルへの転記、Word、Excel、PDFから紙への出力、そして紙書類のファイリングといった手間が発生していました。
また、空き家物件の所有者や宅建事業者など、関係者との連絡と情報共有の手段はアナログな電話、FAX、メールだったために、煩雑さを極めていて、限られた人員で空き家バンク事業を推進していくには、DXによる業務改善が不可欠な状況でした。

・紙書類からWord、Excelなど様々なフォーマットのファイルへの転記、紙への出力、紙書類のファイリングなどの手間が発生していた

・電話、FAX、メールなどアナログな手段で行われていた連絡や情報共有は時間と労力がかかり、入力漏れやミスも発生していた

・限られた人数での事務処理がアナログな手段に偏っていたため人的な負荷が高かった

・電話、FAX、メールによる連絡や調整を可能な限りゼロに抑えることができた

・空き家物件の登録情報は一度入力するだけで、あとはリアルタイムで確認・編集が可能となった

・物件情報1件あたりの登録作業にかかる時間が削減された

◯システム化を行った結果、どのような業務改善が図れましたか？

物件情報や宅建事業者の登録、各物件のWEBサイトへの掲載を完全にシステム内で処理できる仕組みを新たに構築し、kintoneさえ開けば空き家バンクにかかるほぼ全ての業務を行えるようになりました。
具体的な改善効果として主に３つ挙げられます。
１つ目は電話、FAX、メールによる連絡や調整を可能な限りゼロに抑えられた点です。
物件情報とコミュニケーションがkintoneに集約されるため、個別の連絡や調整の手間が大幅に減りました。
2つ目は物件情報の共有がしやすくなった点です。
物件情報は一度入力するだけで、あとはリアルタイムで確認・編集が可能となりました。
また、宅建事業者にも入力権限を与えることで、場所に関わらずシステムを通じて情報の登録と提供が可能になり、遠隔地にある空き家所有者や空き家情報の探索者からの利活用ニーズに寄り添った対応が可能となる環境を整えました。
なお情報セキュリティとUIの観点から、物件所有者や宅建事業者といったユーザーにはkintoneアカウントを付与せず、フォームブリッジとkViewerを介して入力できる形で運用しています。
3つ目は物件情報の登録作業の工数が劇的に削減された点です。
紙の物件情報からWord、Excelへの転記、紙書類のファイリング、物件情報の紙出力に労力をかけなくても済み、さらにプリントクリエイターの活用によってクラウド上で書類作成が簡単に行えるようになりました。
試算の結果、仮に年間200件の物件情報を受け付けた場合、約400時間／年の工数削減効果が生み出せると見込んでいます。
さらに、今回のkintone開発にあたり、アットホーム株式会社が運営する「アットホーム空き家バンク（https://imabari-c38202.akiya-athome.jp/）」との物件データのAPI連携を実施しました。
別途用意されたAWS環境で「いまばり空き家バンク」と「アットホーム空き家バンク」自動連携を構築し、ワンクリックで両サイトへ物件情報を一気に掲載できるようになりました。
このデータ連携は全国初の先駆的な試みです。

◯稼働中の主なkintoneアプリと機能

・掲載情報連携：今治市の空き家バンクのサイトに物件情報を表示します
・利用者マスタ：空き家バンクの相談サービスが利用された際の相談内容、相談者情報、添付資料などの情報の登録を行います
・宅建業者マスタ：宅建事業者の登録を行います。kintoneApp認証のデータベースとしても機能し、宅建事業者マスタを掲載情報連携と組み合わせることで、宅建事業者と取扱物件のリレーションも可能です
・住居表示：「アットホーム空き家バンク」とのAPI連携において必須な住所表示の正規化を行います

◯ジョイゾーを選択したポイント

コミュニケーションを非常に大事にされている点です。
開発ありきではなく、クライアントである私たちとの共通理解をベースにシステムを作り上げていくスタンスが随所から伝わってきました。
私たちは開発に際して、問題点や方向性、希望したい技術的なサポートを事前に整理した上でジョイゾーさんとの打ち合わせに臨みましたが、私たちの伝えたい内容を理解できるまでに、とことんコミュニケーションに付き合って頂きました。
その結果、システムは私たちが希望していた通りのものが出来上がり、「想像していたのと違う」といったシステム開発にありがちな結果には全くなりませんでした。
そして、ジョイゾーさんは北海道の釧路市でのDXアドバイザーや地域クラウド交流会など、様々な自治体や地域コミュニティで精力的に活動されているため、「地方×DX」と言えばジョイゾーさんというイメージがありました。
地方に向ける熱量と地方のDXへの理解をお持ちのジョイゾーさんとならば良い仕事ができるだろうと期待しました。

◯打ち合わせにおいて、Zoomの対応にどのような印象を持たれましたか？

特に不都合はなかったです。ジョイゾーさんとほとんどリアルで対面することなくオンライン上だけで開発が完結しました。

◯今後の展望について教えて下さい

kintone内部のデータ処理に関してまだ改善の余地があり、例えばエラーでも入力が強引に受け入れられてしまうなどの問題が残っています。
入力者は必ずしもITのプロではなく、異動などでkintoneに触り慣れていない人が操作する場面も今後出てくるでしょう。
そうしたユーザー側の事情に備え、入力やデータ連携のエラーを自動検知してユーザーに通知するといった不具合を管理する仕組みをシステム側で実装していければと思っています。