実は他社にシステムの見積を依頼したところ高額な上に、納品後の変更も追加料金が発生し価格に対して不満がありました。
そんな時kintoneを知り、自分でシステムを作れそうだと感じました。しかし日々の業務と並行してシステムを構築する時間も無く、一から独学でkintoneの操作方法を勉強するのはとても大変でした。システム39はシステム構築後も自分で設計変更もでき、打ち合わせをしながらkintoneの操作技術を学びつつ、システムも構築できるという面が大変魅力的でした。

初回無料の2時間でサクサクとシステムが出来上がっていくことに達成感を感じることが出来ました。その場でシステム設計の考え方などをすり合わせしながら作業が出来たので、発注側としても納得のいく内容でシステムを組み立てられたと思います。

・複数のExcelファイルで顧客や売上情報を管理。パスワード入力もしていたため管理が煩雑に。

・事務的な売上ファイルが複数あり、同じ情報を2度3度入力するうちに転記漏れやミスが多発。業務負荷を軽減させたい。

・情報が散漫していたため、営業やお客様からの問い合わせに対して迅速に対応出来ず。情報の一元化を希望。

kintone導入前：

業務のメインをExcelで管理。Excelへの転記する情報が多く作業が大変。漏れなどのミスが発生する上に、リアルタイム更新が難しかった。
本店と支店との連携も課題であり、スプレットシートで管理もしてみたが情報の一元化までは図れなかった。
一日に膨大な量の問い合わせがあり対応するだけで手一杯になり業務負荷の高さに何とかしなくてはと考えていた。

・現場管理や計画書をアプリで一元管理したことで原価計算や給与計算など作業が楽になった。

・本店と支店間の問い合わせの電話が劇的に減った。

・施工事例の検索や問い合わせに対するレスポンスが早くなった。

・売上をグラフで可視化したことにより営業のモチベーションアップにつながっている。

kintone導入後：

kintoneのトップページにグラフで店舗別売上を見れるようにしている。売上状況をリアルタイムで共有できることにより、現場の士気が高まっている。
すべてを管理する事務にとってはkintoneを見ればすべての情報がそこにあるため、担当者への確認作業が格段に減った。
もうkintone無しの時代には戻れないほど、情報共有の質向上や業務負担の改善を実感している。

kintoneでどのような業務改善が図れましたか。

以前は複数のExcelファイルから数字を拾っていた計算業務が、現場管理アプリ上で原価計算から営業歩合を出せ、給与計算が随分楽になりました。給与情報なのでExcelではパスワードをかけたりしたが情報のアクセス権管理にやり辛さを感じていました。その点kintoneではレコードやフィールド単位に細かくアクセス権を付与できるため、給与計算は担当者のみ見れるようにフィールドのアクセス権を付けています。同じアプリを使いつつ、見せたくない情報は非表示にできるのが嬉しいです 。また、情報の一元化が実現できたことで業務の多数を占めていた問い合わせ対応が激減しました。事務の負担が減っただけでも大きな改善ですが、問い合わせに待たせることなく返答できるようになったのは顧客満足にもつながり、システムを導入したメリットです。

今後の活用についてお聞かせください。

事務担当として業務がシンプルかつスムーズに運ぶようになったと感じているため、現場の営業の方々にも積極的にkintoneを活用してもらえるような仕組みを今後構築できればと思います。
今後の社内への浸透具合にもよりますが、スタンダードコースへのランクアップとＡＰＩ連携して帳票印刷や画像管理などもできればいいなと考えています。