◯kintone導入前はどのような形で業務をされていましたか？

当社は工業材料、工業機器の販売・輸出入、および電線加工装置の製造・販売を主な事業としています。
kintone導入前は、Excelで作成した取引台帳で各種アイテムの取引情報を管理していましたが、業務品質と効率性に課題がありました。
まず、年度ごとに取引台帳のExcelファイルを更新していく作業が煩雑で、取引台帳は複数のマスタをもとに作成され、多くの数式、関数、相互参照を組み込んだ複雑な構成となっていたため、管理が困難でした。
1年も経てば関数などの導入経緯を忘れてしまいがちで、新年度の取引台帳の作成時には参照のずれやデータの不整合といったエラーの解消に多大な時間を要していました。
また、複数の営業担当者が一つのExcelファイルを共有して入力する方式だったため、自分以外の営業担当者による変更に気づかなかったり、編集権限のない者が数式を含む行列を誤って削除してフォーマット自体を崩してしまったりすることもありました。
この問題を解決するため取引台帳への入力専任者を設け、そのスタッフが営業担当者からの入力依頼を取りまとめてデータ入力する方式に変更しました。
しかし、これにより入力や変更がある度に営業担当者から入力担当者に連絡しなければならず、同時に入力担当者の負担も増大するという新たな課題が生じさらに、入力連絡から実際に入力が完了するまでタイムラグがあるため、最新状態にアップデートされた取引台帳を常に確認できるわけではなく、入力データを営業担当者がすぐにチェックできないことで入力ミスの即時修正も難しくなり、業務品質に影響を及ぼすリスクがありました。

・数式や関数が複雑に組み込まれた取引台帳の年度ごとの切り替え作業が煩雑だった

・一つのExcelファイルを複数の営業担当者で共同編集を行うため、変更履歴を正確に把握しづらく、データ管理の品質に懸念があった

・取引台帳の入力専任者を立てても、入力連絡と代理入力という新しく業務フローが増えただけで、むしろ負荷の増大と業務品質リスクに繋がり、課題の根本的な解決に結びつかなかった

・年度ごとに新しい取引台帳をExcelで作成する必要がなくなり、データ管理業務が簡素化された

・データの入力、確認、修正、変更履歴の把握がシームレスに可能となり、データ管理の品質を担保する体制を構築できた

・取引台帳管理がクラウド化したことで業務フローが丸ごと一つ不要となり、根本的な業務改善が達成された

◯システム化を行った結果、どのような業務改善が図れましたか？

取引台帳管理と関連する粗利・消費税・経費の集計システムをkintoneで構築しました。中核となるのは「取引台帳アプリ」で、営業担当者が予定売上額と仕入額を入力し、予定粗利を算出できる仕組みになっています。
この「取引台帳アプリ」を中心に、「売上管理アプリ」「仕入管理アプリ」「売買ノートアプリ」を連携させました。
これらのアプリはkrewDataを介して取引台帳から取得した予定の売上額、仕入額、粗利、および実際の入金額、支払額、最終粗利の管理を担わせています。
さらに「販管費・在庫台帳アプリ」「消費税申告集計アプリ」「経費支払表アプリ」もあわせて、モノ・カネの流れを網羅的にkintone上で把握できるようになりました。

kintoneによるクラウド化は業務改善に大きく寄与しています。
従来のExcelによる年度ごとの取引台帳作成が不要となり、データ管理の根幹に関わる業務が大幅に簡素化されました。
複数人が同時に取引台帳を編集しても変更履歴の把握がしやすいため、取引台帳への入力は各営業担当者による直接入力に戻しました。
これにより取引台帳を常に最新版に保てるようになっただけでなく、営業担当者は自身が入力したデータをその場で確認し、ミスがあってもすぐに修正可能です。
加えて、営業担当者による入力連絡の手間と入力担当者によるデータの取りまとめ・入力の作業もなくなり、業務フロー全体の大幅な負担軽減に繋がりました。定量的な改善効果として、取引台帳の入力担当者は月約2時間、経理担当者は月約5時間の業務時間削減を見込んでおり、業務の実態に適した効率的なシステムを実現できたと思います。

◯ジョイゾーを選択したポイント

ジョイゾーさんにとって異業種である当社の業務内容を、ジョイゾーさんが十分に理解し、当社が求める機能を適切に実装できるか不安がありました。
しかし、今回の開発を通してその懸念は完全に解消されました。
ジョイゾーさんのエンジニアは、私たちの意図を間違えて理解しないよう「今おっしゃったことはこういう意味でしょうか？」と必ず確認しながらコミュニケーションを取り、実際にその場でシステムを組み立て示して下さいました。
kintoneに精通していない私たちと、kintoneとの間を橋渡しする「通訳」の役割をジョイゾーさんが果たして頂いたおかげで、私たちの要望と実際に開発されたシステムの間に齟齬が生じることはなかったです。
本当に優秀なエンジニアだという印象を受けました。

◯打ち合わせにおいて、Zoomの対応にどのような印象を持たれましたか？

対面でのミーティングは2回程度で、それ以外のコミュニケーションは主にオンラインで行われ、特にメールでのやりとりが中心でした。
心配性ゆえに細かい質問をたくさんジョイゾーさんに投げかけましたが、最後まで丁寧に対応して頂けたと思います。

◯今後の展望について教えて下さい

業務改善のゴールは達成され、kintoneは既に現場で活用されていますが、業務品質と生産性アップに活かせるようなアイデアが次々と生まれているため、ジョイゾーさんのサポートのもと、kintoneのアップデートを続けています。
取引台帳周り以外にも依然としてExcelファイルをメールでやりとりするスタイルに留まっている業務が2、3残っています。
これらもkintoneに移行させればさらなる効率化を図れると考えています。
今後はkintoneのカバーの範囲を広げていくべく試行を進めていきたいと思っています。