弊社はスポーツクラブや小規模なパーソナルトレーニングジムといった会費型スポーツ産業に対し、マーケティングや広告制作を通じて集客支援を行う広告代理店です。事業立ち上げの頃は私一人でしたので、見積書や請求書の作成はスプレッドシートでも間に合っていたのですが、取引先の数が増え、スプレッドシート中心の営業管理に限界を感じていました。そこで様々なツールを検討した際にサイボウズさんからジョイゾーさんをご紹介頂き、システム39を利用して業務効率化の組み立てから相談させて頂くことになりました。初回相談が無料なのも相談しやすくてよかったです。

kintone導入前：

・見積書や請求書、宛名ラベルはスプレッドシートに手入力で作成され、非効率な上に漏れ抜けが発生していた

・同一顧客が保有する複数の店舗への請求を取りまとめる作業が煩雑だった

・スプレッドシート中心の営業管理では、増えていく顧客データを営業活動に活かすことが難しくなっていた

弊社は現在およそ100案件を抱えていますが、kintoneを導入する前は見積書、請求書等の帳票はスプレッドシートで作成していました。日付や住所など、細かい項目も一つ一つ手入力で打ち込み、とにかく労力がかかって、ミスも多かったです。また、それら書類を毎月20社ほど郵便で送付する際の宛名ラベルも、同じようなやり方で作成していました。住所リストの保存場所が分からず、結局毎回のようにネットで住所を調べてラベルに打ち込んでいました。Aジム、Bジム、Cジムのように複数店舗を保有しているクライアントもおり、それぞれのジムへの請求分を取りまとめる作業も煩雑で、月末の度にあたふたしていました。事業が拡大していく中、今までのデータ管理では顧客ごと、商談ごとの詳細を追えなくなり、有効な営業方針を立てづらくなっていました。

kintone導入後：

・見積書と請求書の作成・印刷にかかる作業時間が5分の1にまで削減された

・宛名ラベルの作成・印刷を含む書類発送にかかる作業時間が10分の1にまで削減された

・顧客データや営業活動の履歴が一覧で見やすくなり、案件数の増加に対しても営業方針が立てられるようになった

商談アプリを作成し、取引先マスタ・店舗マスタを連携させることで見積書や請求書の管理が一気に効率化しました。見積書、請求書の作成・印刷にかかる時間は5分の1に、宛名ラベルの作成・印刷を含む書類発送にかかる時間が10分の1になり、びっくりするほど手間がかからなくなりました。kintoneに登録されている項目と帳票上の表示項目をあらかじめプリントクリエイターで紐付かせ、そこから必要項目を引っ張ってきて作りたい帳票に落とし込み、後はボタン一つで印刷するだけ。顧客データをわざわざスプレッドシートの帳票に転記しなくても済むようになりました。同じの顧客が保有する複数店舗への請求を取りまとめて請求書に落とす作業も、krewDataを使えば簡単に取引先店舗のデータを結合・集計でき、記載ミス、請求漏れが大幅に減りました。

kintone導入の一番大きなメリットは顧客データや営業履歴が営業活動に活かせる形で整理・確認できるようになった点です。案件ごとの売上はもちろん、粗利も分かるようにしたいという要望も当初からジョイゾーさんに伝えていました。お陰で受注確度の分析と、それに基づいた営業方針を立てることが可能となり、弊社の営業管理の質そのものが底上げされたように思います。

システム39を利用してみていかがでしたか？

ジョイゾーさんに実際に相談させて頂くまでは、このような課題を解決したいというイメージを一応持っていたのですが、ITの専門家でもない私たちがそれをジョイゾーさんに上手く伝えられるのか、回数が限られたシステム39の中で悩みは解決できるのかと、不安はありました。しかしジョイゾーさんは私たちの要望を解決策とセットで的確に言語化して下さったのです。こちらの質問に対してほぼ全て即答。打ち合わせの中で確実に回答を頂けただけでなく、目の前で手を動かしながらシステムを組み上げてくれましたので「これはいけるな」という手応えをその場で得ることができました。kintone導入後も分からないことがあると、都度メールや遠隔会議を通じて親身になってサポート頂いており、本当に有り難く、満足しています。

イニシャルと月々の費用が安かった点もkintoneを選んだ理由ではありますが「現場の営業マンにとっての使い勝手の良さ」がやはり一番の決め手でした。高機能なCRMツールは私も前職で使っていましたが、機能に詳しくないと書類作成だけでも四苦八苦しますし、何よりも項目が多いので記入に時間がかかる。一日の半分もCRMツールの入力に費やされるという苦い経験もあります。現場営業マンの目線ではなく、経営層の目線で設計されたツールだからです。手間をかけて入力した情報も結局は読まれないことも多かった。一方kintoneは、現場にとって意味ある入力項目だけに絞って設定ができ、自由度が高い。その意味でkintoneは現場ですぐに使える、使い続けられる優れたツールだと思います。

今後の活用についてお聞かせください？

MAの導入を検討しています。例えば取引先やリード客のホームページへの閲覧特性をトレースして、その情報をkintoneで拾って営業候補先にリストアップするといった形で、営業活動の精度を高める仕組みを作りたいですね。今あるデータをよりマーケティングに活かせるレベルに見える化することも、他のMAツールとkintoneとの連携もジョイゾーさんで対応できると伺いましたので、また引き続き相談させて頂こうと思っています。