当公社は、東京都の環境行政を支援、補完する団体として1962年に設立され、以来行政や企業、NPO等と連携し、様々な環境問題に取り組んで参りました。
その事業の一環として、都内に再エネ発電設備等を設置する事業者に対して助成⾦交付事業を展開しています。
令和５年度よりkintoneベースの交付申請システムを運用していましたが、安定性、効率面の課題が生じ、システム改修が必要な状況でした。
kintoneによる交付申請システム導入以前の申請書類は、ExcelファイルとPDFをメールで送付する形式でした。
従来の交付申請システムはそれらのファイルをkintoneのレコードとして読み込ませることを前提としていたため、Excelファイルに入力データ不備があると読み込みエラーが発⽣し、その不備内容の特定、修正、再読込みのため多くの時間を要することとなり、結果的に審査時間の遅延につながることがありました。
当部門では10名程度のスタッフで対応しており、申請から交付決定まで通常3ヶ月程度としていますが、申請から交付決定までの期間の長さは、事業者にとって再エネ設備の早期着工、助成金の早期支払いに直結するため、審査のスピードアップは至上命題でした。

また、システム開発を外部委託していたため、仕様変更を繰り返しシステム構成が複雑化し、専門的かつ複雑となったシステムの改善を自らで実施することは困難であり、外部事業者の支援なしには安定稼働しないことも課題でした。
業務効率化を目的として開発されたにもかかわらず負担要素が増えたことから、現場職員がメンテナンスでき、申請者負担軽減と審査事務効率化のため素早く機能改善ができるシステムがあるべき姿だと考えました。

・Excelファイルの入力不備により、kintoneへのデータ取り込み時にエラーが発生していた

・エラー対応に相当な時間を要することもあり、審査着手までの時間がシステム導入前と比べ2～3倍に延びることもあった

・複雑化したシステムを自前でメンテナンスや改善ができないため、外部ベンダーに依頼するため時間がかかっていた

・Excelファイルの読み込みに伴うエラーがなくなり、申請処理のスピードアップが実現された

・ノーコードを原則とし、職員の誰もがシステム構成を理解することができ、開発や改善が可能でありながら、助成金申請に必要な機能を備えたシステムを構築できた

・ジョイゾーさんとのシステム改修におけるコミュニケーションを通じて職員のkintone開発スキルが向上した