弊社は岐阜県恵那市に拠点を置くケーブルテレビ局です。
有線テレビジョン放送事業の他、インターネットや光IP電話などのサービス提供や開通工事を始めとした電気通信事業などを行っています。

工事は取引先業者に委託しており、発注の際には共有ストレージに顧客情報の書かれたPDFデータアップし、それを上書きすることで情報を共有していました。しかし作業が煩雑で、かつ属人的な部分が多かったため、紙媒体とExcelを併用した管理には限界を感じていました。実際にミスやクレームも多発していたので、どうにか解決できないかと頭を悩ませていたときに、ジョイゾー様の「システム39」を知り、相談に至りました。

システム39の初回の無料相談では、その場でしっかりと問題をヒアリングしていただき、解決策を提示してもらえました。2年間頭を悩ませてきた問題が｢これなら解決できる｣と実感させてもらえたことが、システム39を選択した決め手となりました。
なによりも、kintoneを導入すれば｢いずれは自分たちで、なんでも解決していけるのではないか｣とワクワクしたこと。これが大きかったように思います。

・毎日朝晩、共有ストレージへのアップロードとダウンロードの作業が発生していた。

・煩雑な作業が多数あり、手間と時間がかかっていた。（情報が重複している2つのExcelデータの更新、PDFへの書き出し、アップロードやダウンロードなど）

・アップロード忘れなど情報共有ミスが発生し、クレームにつながっていた。

・各工事の詳細な情報などを共有する場所がなく、トラブルが起きていた。

・前月以前の履歴が検索できなかった。

・外部報告書を手書きで作成しなければならず、手間がかかっていた。

kintone導入前：

取引先の工事業者への発注は、共有ストレージに顧客情報をアップロードし、弊社と工事業者が案件の進捗に応じて情報を追記するという形で管理していました。その行程を、毎日必ず朝晩と行わなくてはならず、大変な労力を必要としていました。

また、案件の詳細や進捗は、工事業者と打ち合わせをした担当者しかわからないという点も問題となっていました。
例えば、お客様から｢その時間は畑の方にいるかもしれないから、声をかけてほしい｣など細かな依頼を頂いていたにも関わらず、注意事項として記載がなかったり、受注担当者が不在だと詳細や状態が確認できず、その結果訪問ミスなどを引き起こしてしまうなどトラブルが発生していました。

・kintoneで情報を一元管理。

・作業工数が軽減。

・属人化していた情報を共有することでミスやクレームが減少。

・担当者の精神的負担が軽減。

kintone導入後：

スケジュール管理アプリにカレンダーPlusを連携させ、見易さや入力のし易さを向上させたことで、工事業者にも入力してもらうことが可能になり、双方がアプリ上で予定を確認できるようになりました。
また、共有ストレージを使い顧客情報をExcelや紙媒体で管理していたものも、kintoneに入力することで一元管理できるようになったため、朝晩に行っていたアップロードとダウンロードの作業がなくなり、それによって、年間100時間以上の工数を削減することに繋がり、効率よく仕事を回せるようになりました。

さらにはkintone上にお客様の細かい情報を残せるようになったことで、伝達ミスが驚くほど少なくなり、クレームや事故を未然に防ぐことができるようになりました。なによりも、｢この案件は自分しかわからない｣という状態を改善することで担当者の精神的負担が無くなったことが大きな変化です。
問題解決はもちろん、社員の精神的負担も少なくなり、予想以上の効果が得られたと感じています。

今後の活用についてお聞かせください。

弊社では、17名の社員が4チームに分かれて、業務改善活動を行っています。実は今回の事例を機に、社内全体でkintoneを活用した業務改善方法を提案する社員が多くなったんです。

初めは導入に反対していた社員からも、kintoneを使った業務改善案が出るようになりました。
システム39自体の相談回数は限られていますが、このように継続的な業務改善が行えているのは、｢自分たちの手で改善できる楽しさ｣を体験できたことが大きいと思います。

社内では、まだまだExcelや紙媒体で管理している業務があるので、いずれは会社全体の業務をkintoneで解決できる組織にしていきたいですね。