◯kintoneを導入する前はどのような形で業務をされていましたか？

当会は難民支援はじめ、地雷・不発弾対策、障がい者支援、災害支援、感染症／水・衛生、提言／国際理解教育の6つの分野で活動する日本生まれの国際NGOです。コロナ禍をきっかけに急ごしらえでテレワークを開始したものの、紙とハンコリレーで回っていた申請・承認フローを全てメールで代替しようとしたために、やり取りされるメールの数が膨大となり、どの申請が承認済みで、どの申請が未承認か、判別がつきにくいような状況になっていました。

また、今までエクセルで運用していた人事管理業務のシステム化もコロナ禍以前からの課題でした。しかし給料や住所、学歴など、個人情報の塊である人事情報をクラウド上で取り扱うには、アクセス権限を慎重に設定し、かつきちんとメンテナンスできるような形で設計することが不可欠です。申請・承認フローとは異なり、人事情報は一度入力したものを長期に渡って継続して使っていきますので、最初の設計が不適切であると、使い勝手が悪いまま使い続けていかなければならなくなるという懸念がありました。

・紙とハンコリレーで回していた申請・承認フローをメールで代替しようとしたことで混乱が生じた

・人事管理業務をエクセルで行っていたため非効率だった

・人事管理業務のDXを進めたいが、慎重な取り扱いが求められる人事情報へのアクセス権限を団体内部の人員のみで適切に設計できる自信がなかった

・申請・承認業務の所要時間の改善

・人事情報に対する厳密なアクセス権限が設定され、オンライン上でも信頼性が担保された人事管理業務が可能に

・非営利団体向けの特別価格を利用でき、管理部門強化の第一歩に繋がった

◯システム化を行った結果、どのような業務改善が図れましたか？

それまで組織内で部分的にkintoneを利用していたのですが、導入を全体で本格化していこうという動きになりました。対外リリース用の公式文書や物品購入などに関する申請・承認フローのシステム化をkintoneで進めたことで、コロナ禍に対応したテレワーク体制に移行することができました。メールの山の中から目的のメールを探し回る手間がなくなっただけでも、kintoneを導入する価値はあったと思います。あくまで個人的な体感ですが、申請・承認業務にかかる時間の約20%程度の改善効果があったのではないでしょうか。

申請・承認フローのkintoneへの載せ替えは自力で何とか進めましたが、より高度な開発が必要な人事管理業務のkintone化はジョイゾーさんの力をお借りしました。ジョイゾーさんにお願いしたのは、実際に手を動かした開発よりも、設計面に関する技術的なアドバイスです。アクセス権限の設定の仕方やデータの持ち方などについて、分からない事項があれば都度ご相談し、最終的には人事情報への厳密なアクセス権限を設定でき、信頼性が確保されたシステムを実現できました。自分たちだけでやり切る自信がなかっただけに、疑問点をkintone専門家であるジョイゾーさんで解決して頂けたのは本当によかったです。