kintoneの変更履歴には欠番があるのはなぜ？

こんにちは、笹川です。

kintoneの便利な機能のひとつ「変更履歴」。レコードがいつ誰に作成されたのか、変更されたのかをバージョンごとに確認できます。また、各バージョンからレコードの内容を元に戻すこともできます。

具体的な確認方法や操作についてはkintoneヘルプにある、レコードの変更履歴を確認する／過去のバージョンに戻すをご覧ください。

「うっかり誤った内容に変更してしまい、慌てて変更履歴から戻した」なんて経験がある人もいるのではないでしょうか。

こうして頼りにしている変更履歴ですが、実は、ときどき欠番があるのを知っていますか？

欠番があると「データが消えてしまった？」と不安に思うかもしれませんが、どんなときに発生するか知っておけば安心です。今回は、変更履歴のバージョン番号の欠番が発生するパターンを紹介していきます！

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パターンはこの4つです。

１．レコード編集時に何も変更せず保存した
２．自分に閲覧権限がないフィールドが変更された
３．変更履歴に記録されていたフィールドが削除された
４．レコードの変更履歴の記録機能を無効にしたあと、再度有効にした

「レコードを編集しようと開いたものの、内容を確認したら変更する必要が無かった」というとき、あなたはどうしますか？

編集をキャンセルすればよいのですが、なんだか気になって「保存」ボタンをクリックしてしまうことは無いでしょうか。私は呼吸をするようにCtrl+Sしてしまう性分なので、kintoneでもつい保存してしまいます。

こうして「レコード編集時に何もせず保存した」とき、変更履歴には何も表示されず欠番になります。

CSVファイルを読み込んで更新をしたり、プラグインで更新したりするときも同じです。ファイルの内容がレコードの内容と全く同じであれば、何もせず保存したのと同じく変更履歴には何も表示されません。

ファイルが読み込まれているか心配なときは、レコードの更新日時がCSVを読み込んだ日付になっているか確認しましょう。

フィールドにアクセス権を設定しているときも、欠番になる場合があります。

従業員の情報を管理している「従業員名簿」アプリを例に説明していきます。従業員名簿アプリでは、住所や電話番号などを人事部のみ閲覧・編集が可能なようにフィールドのアクセス権が設定されているとします。

ここで、人事部に所属する佐藤昇さんが住所を書き換えるとどうなるでしょうか。

佐藤さんの画面では、しっかりと住所を書き換えた履歴が残っています。

一方、人事部ではない笹川の画面では「変更はありません」と表示されます。変更されたフィールドに閲覧権限がないユーザーには、変更があったことも分かりません。

次に笹川がレコードを編集すると、変更履歴には住所の変更は表示されず、笹川には欠番があるように見えます。

このように、「自分に閲覧権限がないフィールドを他のユーザーが変更した」ときに、欠番になります。

また、「変更履歴に記録されていたフィールドが削除された」場合も、欠番になります。

例として、従業員名簿アプリで「配偶者の有無」を変更したあと、「配偶者の有無」のフィールドを消してみます。

変更したときは、履歴がしっかり残っています。

しかし、フィールドを削除すると、配偶者の有無を編集した履歴が表示されなくなりました。

このように、いくら変更履歴から元に戻せるといっても、削除したフィールドは元に戻せないのでご注意ください！

最後に、あまり頻繁には起きないかもしれませんが「変更履歴の記録機能を無効にしたあと、再度有効にした」場合も欠番になります。

変更履歴は、アプリの設定の高度な設定から無効にすることができます。無効にすると、変更履歴が削除される点に注意です。詳しくはkintoneヘルプをご覧ください。

ここまで、変更履歴が欠番になるのパターンを４つ紹介してきました。意外と欠番になるケースに当てはまることも多かったのではないでしょうか？何度か欠番になる操作が続くと、変更履歴のバージョンの数字が急に大きくなることもありますが、データが消えたりしているわけではないのでご安心くださいね。

普段はあまり意識することのない変更履歴ですが、いざ必要になったときに焦らないよう、仕様を覚えて正しく利用していきましょう！

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