kintone(キントーン)での一括更新の方法と言えばCSVを利用する方法とAPIを用いる方法があります。今回は贅沢に両方お届けしたいと思います。後者はAPIの適用方法ではなくより汎用的に使えるプラグインの利用に注目したいと思います。
CSVのポイント
まず最初にCSVを用いた一括更新におけるポイントをまとめたいと思います。
例えば、kintone(キントーン)で顧客管理を始める際に、従来の顧客情報をExcelで既にお持ちの場合もあるかと思います。
大量の顧客情報の顧客番号を連番で付番する際はExcelで編集した方が効率的だったりします。
ポイントその１ フォーマットを得るため一回書き出す
Excel(csv形式も含む)場合はいきなりExcelファイルを加工するのではなく、あらかじめkintoneの「ファイルに書き出す」機能でフィールド名をExcelの列の項目として書き出しましょう。この時1件のレコードも一緒に書き出すとExcelで加工する際のサンプルになるのでおススメです。
そうすることで各フィールド名に対応した値の形式を確認しながら編集できます。
書き出したcsvをExcelで開いた場合、値が変わってしまう場合があります。この場合はこちらのページを参考に対処して下さい（https://faq.cybozu.info/alphascope/cybozu/web/kintone/Detail.aspx?id=1942）
ポイントその２ ログイン名を押さえる
kintoneのフォームに「ユーザー選択」を利用している場合、CSVに書き出されるデータはユーザーの「表示名」ではなく「ログイン名」です。
例)kintoneのホーム画面で表示されるのは「表示名」、kintoneへのログインの際に入力するのが「ログイン名」
CSV上で編集する際は「ログイン名」を入力しましょう。
ただし、ゲストユーザーに関してはCSVから読み込む際の表記について注意する必要があります。
ゲストユーザーのログイン名はメールアドレスですが、CSVからkintoneへ読み込む際の表記は「guest/test@mail.co.jp」のようにメールアドレスの先頭に”guest/”を記入する必要があります。
次に「組織選択」を利用している場合はどうでしょう。組織選択の場合はCSVに書き出されるデータは「組織名」ではなく、「組織コード」です。
「組織コードは」cybozu.com共通管理の組織/ユーザーから確認できます。
ポイントその３ 絞り込みの工夫
空欄になってしまっているデータをCSVに書き出すことも可能です。
例えば運用途中で新しいフォームが追加されたために、空欄になってしまっている過去のデータを編集する必要が出てきます。
kintoneの絞込み機能を利用して、空欄のデータだけkintoneの一覧に表示します。
例えば社員名簿に新たに「マイナンバー」フィールドを設けた場合、マイナンバーが未入力な過去のデータを絞り込んで表示します。
表示された空欄を含むデータをcsv出力します。
プラグイン活用
次にAPIを用いる方法がありますが、カスタマイズでの対応を考えると、アプリによって対象のフィールドは様々ですし、アプリごとのカスタマイズが必要となってきます。
そこで今回は「レコード一括更新プラグイン」を利用したいと思います。
例えば、入金状況を一括で編集したり、担当営業の変更を一括で編集するような時に利用いただくような際、更新が必要なレコードを絞り込んでから必要なフィールド情報のみ編集が可能です。
大量のデータを更新する際は出来るだけ作業をスムーズに実施したいものです。
今回ご紹介した「レコード一括更新プラグイン」の他にもかゆいところに手が届くとても便利なプラグインも続々登場しています。どのプラグインも30日間無料でお試しできます。この機会に弊社プラグインをお試しください。
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