こんにちは！松田です。
選択項目があるアプリを作成する際、皆さんは、ラジオボタンを使うのが好きですか？それとも、ドロップダウンが好みでしょうか？
ラジオボタンは初期値を必ず選ばなければいけないのに対して、ドロップダウンは初期値を任意に設定することができ、選択肢を選ばずにレコードを保存することができます。
また、ラジオボタンは全選択肢がフィールド上に表示されますが、ドロップダウンは開かないと選択肢が見えないので、選択肢が多くなっても邪魔になりません。
皆さんは、どちらを使うことが多いでしょうか？
そのときの気分次第で決めているという人も多いのではないでしょうか？
第3の選択肢『ルックアップの活用』
kintoneでアプリを作成しているときに、ルックアップを使うのはどのような場面でしょうか？
例えば、案件管理に顧客情報を登録する際、直接顧客を入力するのは、手間がかかりますし、表記揺れの原因にもなります。
このような場面にこそ、ルックアップを使っているのではないでしょうか？
ルックアップを使うと、顧客を管理するアプリから顧客情報を参照して登録することができます。
ルックアップを使うメリット
今回は、案件管理アプリで『提案プラン』を選択項目として、利用することを想定します。
ドロップダウンを利用した場合は、以下のようになります。
一方で、ルックアップを利用すると、「直接入力」と「選択肢から選ぶ」の2つの方法で登録することができます。
選択項目という点では、ドロップダウンの方が違和感がないかもしれません。
では、ルックアップを利用するメリットは何なのでしょうか？
①アプリの管理権限がないユーザーでも選択肢の追加や編集、削除ができる。
選択肢だけを管理するアプリ（提案プラン）を作成し、選択肢はレコードとして管理します。
ドロップダウンやラジオボタンで選択肢を追加、編集する場合は、アプリの管理権限が必要です。
ルックアップを使い、選択肢を別アプリのレコードで管理すれば、アプリの管理者でなくとも選択肢の追加や編集が可能です。
②任意のカテゴリに絞って選択肢を表示させることができる。
ルックアップフィールドの取得をクリックすると、選択肢が表示されます。
絞り込みを活用すると、年度ごと、部署ごとなどを絞り込んだ状態で選択肢を表示させることができます。
選択肢が数十個ある場合にドロップダウンやラジオボタンを使っていると、その中から1つを選択するのは結構煩わしいですよね？
しかし、ルックアップを使うと、直接入力が可能、かつ絞り込み条件を設定できますので、選択肢を選びやすくなります。
③選択肢を選ぶ際に、その他の情報を参照することができる。
ルックアップの取得をクリックして、選択肢を選ぶ際に、提案プランアプリの任意のフィールドを表示させることができます。
選択肢名だけだと選択の判断が難しい場合、プランの詳細などを表示させることにより、入力者が登録しやすくなります。
ルックアップを利用するときの注意事項
ルックアップを選択肢として利用する場合には、注意しなければいけないこともあります。
①絞り込みの際、提案プランを入力する必要がある。
kintoneのレコード一覧画面などから絞り込みをする際、ドロップダウンやラジオボタンを条件に選ぶと、選択肢が表示されます。
しかし、ルックアップを選ぶと自由に入力できる項目となるため、提案プラン名を自力で入力する必要があります。
②選択肢が変更になった場合、再度ルックアップする必要がある。
ラジオボタンやドロップダウンでは、選択肢を変更しますと、自動的に過去に登録したレコードも含めて新しい選択肢に反映されます。
一方、ルックアップでは、提案プラン名が変更になった場合、ルックアップ元のアプリの提案プラン名を変更した後、ルックアップ先アプリでも再度ルックアップをする必要があります。
ルックアップの注意点についてはこちらもご覧ください。
ルックアップを活用しよう！
ラジオボタンとドロップダウンのどちらを選ぶかに正解がないように、ルックアップを使うかどうかも基本的には正解はありません。
運用や使いやすさ、アプリの構成によって、ルックアップを使った方が良い時とそうでないときがあります。
ルックアップのメリットもデメリットも頭に入れた上で、皆さんのkintoneに合ったフィールドを選んでください。
同じ情報を管理する場合でも、kintoneの使いやすさが大きく変わります。
弊社の「システム３９」では、このようなメリットやデメリットを踏まえた上で、お客さまと一緒にアプリの構成や運用を考え、ご提案いたします。
kintoneの導入やアプリ開発でお困りな方は、お気軽にご相談ください。
