kintoneのプロセス管理を利用することで社内ワークフローシステムを簡単に構築することができます。
ワークフローを運用していくと社員の増減や組織の改変などに併せて承認フローも変更するといったケースが起きますが、kintoneのプロセス管理はアプリ管理画面から簡単にフローを変更することができるので運用に合わせてシステム変更も柔軟に対応は可能です。
もちろんどんなパターンでも柔軟に対応できるというわけではなく、kintoneの仕様上、変更作業に気をつけない点がいくつかあります。
今回ご紹介する注意点は
「一度ステータスを削除すると他のステータスの名前を変更する際に削除したステータス名と同じ名前を付けることができません。」
です。
例えば、運用当初は最終承認の前に1次承認が必要なプロセス（1次承認 → 最終承認）で運用をしていたが、その後、社内の組織構造が変わり、1次承認が不要になったため、承認プロセスを変更する必要が生じたとします。
kintoneのアプリ管理からステータスの設定を見ると運用開始当初のプロセスは上記のように「1次承認申請中」で承認されると「2次承認申請中」にいき、そこで承認されて「承認済」としています。
その後、1次承認のステップが不要になったため、「1次承認申請中」というステータスを「☓」マークで削除し、「2次承認申請中」を「申請中」に変更しました。
後は最初の申請後のステータスを「申請中」にし、「1次承認申請中」の処理を削除すれば変更は完了となります。
しかし、その後、また承認フローが変わり、1次承認が必要となった時にプロセスの設定変更が発生したとします。
この時、「申請中」のプロセスを「1次承認申請中」に変更し、「2次承認申請中」を追加しようとするとエラーが発生し、設定変更することができません。
「申請中」を元々設定していた「2次承認申請中」に戻し、新たに「1次承認申請中」を追加すれば問題は回避できますが、設定変更してから、しばらく経つと変更前のステータス名などは忘れてしまう可能性も高いと思いますので、このようなエラーが出るケースはあり得るかと思います。
管理画面でエラーがでると一瞬焦ってしまうものですが、今回のようなエラーが出たときには「ステータス名の変更時に過去削除したステータス名は使えない」というのを思い出して慌てず対応しましょう。（自戒を込めて）
