kintoneで顧客管理や案件管理といったSFAシステムを作り、活用されている方も多いかと思います。
その際に顧客IDや見積番号、受注番号などは自動で採番させたいという要望があるかと思います。
kintoneでは自動採番機能がないため、実現するとなるとプラグインやカスタマイズを適用して機能拡張する必要があります。
サイボウズ社でもサンプルプラグインとして自動採番プラグインを公開していますが、以下のような注意点があります。
・スマートフォン（モバイルビュー）からレコードを追加しても採番されない
・自動採番の対象フィールドに1アプリに対して1フィールドしか指定できない
・レコードを登録すると無条件に採番される
そうすると「スマートフォンから登録をすると採番がされずに空番号になる」、「見積番号以外にも受注番号を自動で採番したいのにできない」、「請求番号は請求済みチェックボックスにチェックが付いたら採番したいのにできない」といった問題が発生します。
そこで、それらの問題を解消するためにこの度弊社で新たに「自動採番プラグイン」をリリースしました。
今回リリースした自動採番プラグインは以下のような特徴があります。
・スマートフォン対応
・複数フィールドへの採番が可能
・レコードに登録されている値の条件に応じた採番が可能
・レコード一覧画面からの一括自動採番が可能
今回は顧客管理と案件管理を例に機能の紹介をさせていただきます。
複数フィールドへの採番ができる
案件管理アプリで以下のように見積から請求までを管理するために見積番号、受注番号、請求番号の項目を作るとします。
自動採番プラグインを使うと以下のように管理画面から採番したいフィールドをタブ形式複数追加することができます。
採番フォーマットも日付や指定のテキストなど様々な設定が行なえ、「日」、「月」、「年」、「年度」での連番リセットも可能です。
条件に応じての採番ができる
見積番号、受注番号、請求番号と３つに採番ができるようになっても受注番号は受注した際、請求番号は請求処理の際に採番させたいと思います。
これも各フィールドごとに条件を指定することで採番することができます。
ここでは、各フィールド以下の条件で指定した例をあげます。
・見積番号は無条件で採番
・受注番号は「状態」フィールドで「受注」を選んで保存した際に採番
・請求番号はプロセス管理のステータスが「請求処理中」になったら採番
条件は各タブの一番下にある「条件設定」で設定ができ、各フィールドを以下のような設定にします。
【見積番号】
【受注番号】
【請求番号】
このように設定することでレコードをそのまま保存すると見積番号だけが採番され、「状態」を「受注」に変更して保存すると受注番号だけが採番されるようになります。
一覧画面から一括採番ができる
別システムからのデータ移行などでCSVを使って一括でデータ登録を行った後にkintoneの一覧画面から一括で採番することもできます。
例えば、顧客リストに仕入先も管理し、仕入先にだけ仕入先IDを採番したいといった場合、仕入先にチェックが付いているレコードだけを一括で採番するといったことが可能です。
まず、プラグイン管理画面で一括採番が実行できるユーザーやグループ、組織を指定します。
指定されたユーザーで一覧画面を開くと「一括採番」ボタンが表示されますので、ここから一括採番することができます。
今回は仕入先チェックに「仕入先」と付いている顧客にだけ採番するように設定をしていますので、一括採番ボタンから採番対象のフィールドを選んで実行します。
赤枠の通り仕入先にだけ採番されているのが確認できます。
３０日間無料でお試しできます。
いかがでしたでしょうか？
今回のような顧客管理や案件管理以外でもセミナーの受付番号など自動的に採番したいケースはよくあるかと思います。
こちらの自動採番プラグインはユーザー数や適用するアプリ数に関係なく、1プラグイン月額3,000円でご利用いただけます。
また、30日間無料でお試しいただけますので、ぜひ一度お試しください。
